TÀI CHÍNH -
Tháng 11/2016
17
phải tinh thông trên nhiều lĩnh vực, nhiều phần
mềm kế toán trên thị trường phần mềm kế toán và
đây là yêu cầu khó có thể đáp ứng được ngay cho
những người hoạt động trong lĩnh vực này.
Thứ ba,
việc sửa chữa, điều chỉnh sổ kế toán,
báo cáo tài chính khi phát hiện sai sót trọng yếu
từ những năm trước cần phải điều chỉnh hồi tố khi
đơn vị kế toán áp dụng phần mềm kế toán cũng là
một nội dung gây trở ngại lớn đối với người xây
dựng phần mềm kế toán.
Do đó, các đơn vị cung cấp phần mềm thường
khuyến cáo các đơn vị kế toán khi bắt đầu áp
dụng phần mềm kế toán phải hết sức thận trọng
để quyết định chính sách kế toán, các ước tính kế
toán của mình (ví dụ phương pháp tính giá hàng
tồn kho, phương pháp khấu hao tài sản cố định...).
Bởi lẽ, thông tin được điều chỉnh không những tác
động đến sổ kế toán mà còn tác động đến thông
tin trên báo cáo tài chính của nhiều kỳ kế toán có
liên quan.
Mặt khác, đơn vị cung cấp thiết kế phần mềm
kế toán cần phải cung cấp hoặc trình bày cơ chế
kiểm soát “Dấu vết điều chỉnh, sửa chữa”, nội
dung cụ thể cần được lưu ý như sau:
(i) Tự động ghi nhận các hành vi truy cập hệ
thống, chỉnh sửa, thêm, xóa dữ liệu trên một tập
tin riêng. Tập tin này phải được bảo mật cao nhất
trong hệ thống, mặc định là không được phép xóa,
người có quyền cao nhất trong hệ thống chỉ được
xem và in ra dấu vết kiểm toán từ nội dung của
tập tin này.
(ii) Việc chỉnh sửa số liệu của các chức năng kế
toán tổng hợp phải độc lập với các chỉnh sửa số
liệu trên các phân hệ khác; việc chỉnh sửa số liệu
trên thông tin kế toán chi tiết không làm thay đổi
hay ảnh hưởng đến sổ kế toán tổng hợp nếu chưa
được sự đồng ý phê duyệt (thông qua mật khẩu và
nhật ký ghi nhận “Dấu vết điều chỉnh, sửa chữa”)
của người có trách nhiệm cao nhất trong đơn vị
kế toán...
Thứ tư,
Luật Kế toán 2003 và Luật Kế toán 2015
không quy định cụ thể trong trường hợp DN ứng
dụng phần mềm kế toán thì việc lập báo cáo tài
chính như thế nào để đảm bảo nguyên tắc “tôn
trọng nội dung, bản chất hơn hình thức”. Vì vậy,
tại thời điểm lập báo cáo tài chính, nếu đơn vị
cung cấp phần mềm kế toán “lập trình cứng”
chương trình tự động kết xuất thông tin từ các
tệp dữ liệu đã được ghi nhận sau khi nhập liệu,
thì báo cáo tài chính dễ gặp rủi ro về tính chính
xác của thông tin bởi thiếu đi một “xét đoán” của
người lập báo cáo tài chính để đảm bảo yêu cầu
thông tin phải phản ánh trung thực đúng “bản
chất” của thực trạng đơn vị kế toán tại thời điểm
lập báo cáo. Do vậy, người (đơn vị) lập trình phần
mềm kế toán cần thiết phải có được phân hệ “lập
báo cáo tài chính linh hoạt” trước những xét đoán
đúng bản chất của thông tin được trình bày lên
báo cáo. Ví dụ như, các thông tin về tài sản trong
ngắn hạn, dài hạn; công nợ trong ngắn hạn, dài
hạn... thông thường được các nhà lập trình khai
báo trong danh mục tài khoản chi tiết bởi các
trường cụ thể từ trước.
Theo đó, các thông tin đầu vào khi nhập dữ
liệu sẽ được cập nhật vào các tài khoản kế toán
chi tiết đã được mặc định theo danh mục. Thế
nhưng, tại thời điểm lập báo cáo tài chính có thể
có bằng chứng buộc kế toán đơn vị phải tái phân
loại theo đúng bản chất của tài sản, công nợ...
để trình bày thông tin, chứ không phải căn cứ
vào thông tin đã được ghi nhận vào tài khoản
chi tiết đã được xây dựng theo danh mục là ngắn
hạn, dài hạn từ trước... Điều này không có nghĩa
là kế toán thực hiện truy xuất ngược, để điều
chỉnh thông tin trên sổ tài khoản kế toán đã được
ghi nhận trước đó (tại thời điểm nhập dữ liệu,
ghi nhận thông tin vẫn đúng với bản chất giao
dịch, đúng với tài khoản kế toán chi tiết được
ghi nhận).
Luật Kế toán và các văn bản pháp quy hiện
hành đã cụ thể hóa được khá nhiều nội dung về
chế độ kế toán hiện hành, nhất là đã tạo ra một
hành lang pháp lý linh hoạt hơn so với các quyết
định và chế độ tài chính - kế toán cứng nhắc trước
đây về nhiều phương diện. Luật Kế toán cũng đã
tạo ra cơ hội gắn kết, thống nhất với các văn bản
pháp luật liên quan như Luật Giao dịch thương
mại, Luật CNTT... để củng cố chức năng quản
lý nhà nước, quản lý xã hội. Một sân chơi thực
sự bình đẳng trước pháp luật là nhu cầu khách
quan của các DN hoạt động sản xuất kinh doanh
trong nền kinh tế thị trường. Như vậy, đáp ứng
với thời cuộc, các văn bản pháp luật kế toán cũng
cần phải điều chỉnh theo hướng thuận lợi hơn, cụ
thể hơn dưới dạng các văn bản nghị định, thông
tư hướng dẫn…
Tài liệu tham khảo:
1. Quốc hội, Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003; Luật Kế toán
số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015;
2. Chính phủ, Nghị định số129/2004/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số
điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh;
3. Quốc hội, Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005;
4. Quốc hội, Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006.
