64
TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP
Thứ nhất,
tăng cường tổ chức quản trị khoản phải
thu của khách hàng: Phải đảm bảo phân công rõ
ràng, bố trí nhân sự hợp lý cho việc đôn đốc, theo
dõi thu hồi nợ trên cơ sở nguồn nhân lực hiện có.
Thứ hai,
cần phối hợp giữa các phòng ban chức
năng: Cùng theo dõi khách hàng nợ về giá trị, thời
hạn, địa chỉ nhưng mỗi phòng ban sẽ có chức năng
khác nhau: Phòng thương mại định kỳ lập báo cáo
công nợ theo dõi khách hàng một cách tổng quát,
đồng thời đề xuất biện pháp thu hồi công nợ nhằm
đảm bảo các khoản nợ được thanh toán đúng hạn.
Phòng kế toán mở sổ kế toán tổng hợp và chi tiết cho
tài khoản 131, Báo cáo tổng hợp công nợ bán hàng và
có đề xuất cho phòng kinh doanh ngừng bán hàng
cho những đơn vị không có khả năng thanh toán,
gửi xác nhận công nợ cho những khách hàng có số
dư nợ lớn hoặc quá hạn thanh toán.
Thứ ba,
thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu
quả quản lý khoản nợ phải thu của khách hàng: Việc
theo dõi thường xuyên các khoản nợ phải thu giúp
cho công tác quản lý nợ được thuận lợi, dễ đối chiếu,
dễ kiểm tra khi cần thiết từ đó cung cấp thông tin
kịp thời cho việc ra quyết định. Vì vậy, để nâng cao
hiệu quả việc theo dõi nợ phải thu của khách hàng,
các công ty nên kết hợp phân loại các khoản nợ theo
nhiều tiêu thức khác nhau: Theo khả năng thu hồi;
Theo thời gian thu hồi nợ; Theo hình thức bảo lãnh;
Theo tính chất của khách nợ.
Việc phân loại sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí
phát sinh cho việc thu hồi nợ và khoản trích lập dự
phòng phải thu để đề phòng rủi ro không thu hồi
được nợ, từ đó đưa ra những biện pháp xử lý kịp
thời để tránh gây tổn thất cho đơn vị. Ngoài ra, để
đánh giá hiệu quả quản lý nợ phải thu của khách
hàng, các công ty có thể xem xét thông qua các công
cụ tài chính sau:
- Kỳ thu tiền bình quân = (Tổng giá trị các khoản
phải thu/Doanh số bán chịu bình quân). Qua công
cụ này, nhà quản trị có thể biết được một đồng tiền
bán hàng trước đó phải mất bao nhiêu ngày mới thu
lại được.
- Tỷ lệ các khoản phải thu so với phải trả =
(Tổng số nợ phải thu/Tổng số nợ phải trả). Tỷ lệ
này càng lớn chứng tỏ đơn vị bị các tổ chức khác
chiếm dụng vốn càng nhiều và ngược lại tỷ lệ này
càng nhỏ thì chứng tỏ đơn vị đã sử dụng vốn của
đơn vị khác nhiều.
- Số vòng luân chuyển các khoản phải thu = (Tổng
doanh số bán chịu được/Bình quân các khoản phải
thu). Qua chỉ tiêu này, doanh nghiệp xác định được
mức độ hợp lý của số dư các khoản phải thu và hiệu
quả của việc thu hồi nợ.
Thứ tư,
áp dụng các chính sách và hình thức bán
hàng hợp lý: Trong mỗi hợp đồng kinh tế, các công
ty cần soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng để
hạn chế những vấn đề phát sinh về nợ của khách
hàng, yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định
về việc thanh toán nợ và nêu rõ mức phạt nếu khách
hàng thanh toán chậm; nên tính lãi phạt cho những
hóa đơn thanh toán trễ hạn nhằm khuyến khích
khách hàng thanh toán đúng kỳ hạn. Ngoài ra, mỗi
công ty có thể áp dụng chính sách chiết khấu thanh
toán nhằm khuyến khích hàng thanh toán tiền mua
hàng trước thời hạn tránh rủi ro trong việc phát sinh
nợ phải thu.
Cách tốt nhất để hạn chế rủi ro từ nợ là cẩn trọng
hơn trong việc đặt ra tiêu chuẩn, điều khoản cũng
như thời hạn bán chịu. Tiêu chuẩn xét bán chịu nên
dựa trên mức vốn, khả năng trả nợ, uy tín, thông tin
về tín dụng của khách nợ trong quá khứ…
Thứ năm,
nâng cao năng lực của cán bộ thu nợ:
Nhiệm vụ của cán bộ thu nợ là giúp khách hàng
nâng cao ý thức thanh toán nợ. Vì vậy, để đạt hiệu
quả cao trong thu hồi công nợ thì cán bộ thu nợ phải
luôn thân thiện với khách hàng, nắm chắc được
tình hình hoạt động cũng như các thông tin khác
về khách hàng; Đồng thời, duy trì tác phong thu nợ
chuyên nghiệp, biết kiềm chế bản thân và thật tập
trung, trong khi xử lý phải biết đưa ra yêu cầu trả nợ
một cách thẳng thắn, nghiêm túc.
Thứ sáu,
áp dụng triệt để các hình thức thu nợ: Để
nâng cao hiệu quả thu hồi nợ phải thu, các công ty
nên đa dạng các hình thức thu nợ như: gửi thu, gọi
điện nhắc nhở, đòi nợ trực tiếp, ủy quyền cho các
ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng tiến hành các thủ
tục pháp lý thu hồi nợ, sử dụng dịch vụ thu hồi nợ
của các công ty.
Thứ bảy,
thành lập ban thu hồi công nợ: Đối với
những đơn vị phát sinh nhiều giao dịch thương mại
với giá trị lớn, số phát sinh nợ phải thu nhiều, nên
thành lập một ban thu hồi công nợ. Ban này có trách
nhiệm phân tích, xem xét, xử lý, báo cáo việc thu hồi
công nợ; Đồng thời, trực tiếp tiến hành nhiệm vụ thu
hồi công nợ cho đơn vị bằng cách: gửi văn bản nhắc
nợ, trực tiếp đòi nợ, đề xuất khởi kiện nếu cần, đề
xuất trích lập dự phòng…
Tài liệu tham khảo:
1. Báo cáo tài chính của Công ty cổ phần xi măng Quán Triều, Nhà máy xi măng
Lưu Xá, Công ty cơ phần xi măng La Hiên, Công ty cổ phần xi măng Cao Ngạn
va CTTNHH MTV Quang Sơn;
2. Nguồn “National Federation anh Dependent Businesses”;
3. Tạp chí tài chính.vn;
4. Webketoan.vn.
