TÀI CHÍNH -
Tháng 05/2018
75
đang xây dựng hoặc áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, thì chu trình PDCA
gần như là “bài học vỡ lòng” không thể thiếu cho
những người được đề cử trực tiếp tham gia trong
nhóm dự án, cho các đánh giá viên nội bộ, cũng
như cho các cấp quản lý có tham dự các buổi huấn
luyện về ISO.
Nhận thức về PDCA gồm 3 mức độ: Nhận thức
căn bản; Nhận thức đầy đủ; Nhận thức nâng cao.
Chu trình PDCA trải qua bốn giai đoạn sau:
Giai đoạn 1:
Lập kế hoạch.
Thực chất lập kế hoạch là xác định loại đầu ra
nào giúp phát triển một quy trình phù hợp nhất và
khả thi nhất cho tương lai. Một bản kế hoạch tốt
thường dẫn tới sự thay đổi nhỏ khi thực hiện, nghĩa
là kế hoạch được lập sát với thực tế và phải qua các
bước phân tích.
Thứ nhất,
phân tích tình hình chính trị - kinh
tế - xã hội - công nghệ (PEST) nhằm tìm hiểu thực
trạng và xu thế của môi trường chính trị, hệ thống
pháp lý, tình hình kinh tế, văn hoá, xã hội, các
thành tựu khoa học kỹ thuật và các xu thế công
nghệ mới có ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất,
kinh doanh của DN.
Thứ hai,
phân tích 5 yếu tố ảnh hưởng đến DN,
bao gồm: (i) nhà cung cấp; (ii) khách hàng; (iii) sản
phẩm thay thế; (iv) đối thủ sắp nhảy vào; (v) đối thủ
cạnh tranh hiện tại.
Thứ ba,
phân tích điểm mạnh = điểm yếu = cơ
hội = thách thức (SWOT). Đây là phân tích cơ bản
và quan trọng nhất làm cơ sở cho bất kỳ một hoạch
định nào. Những công cụ thường được dùng trong
kỹ thuật phân tích SWOT là sơ đồ “xương cá”, hay
còn được gọi là sơ đồ “cây”, sơ đồ “nhân quả”, sơ
đồ “tại sao” và sơ đồ “thế nào”…
Nguyên tắc lập các bản kế hoạch:
Theo quan niệm truyền thống, giai đoạn lập kế
hoạch liên quan đến việc đánh giá một quy trình
hiện tại hoặc quá khứ, từ đó, định lượng các chỉ tiêu
kinh tế, kỹ thuật cho tương lai.
Theo quan niệm hiện đại, giai đoạn lập kế hoạch
liên quan đến việc dự toán một nhu cầu mới và tìm
ra cách thức để quy trình đó được cải thiện phù hợp
với xu hướng vận động trong tương lai. Đối với cấp
quản lý, thông thường hàng năm đều phải lập một
Kế hoạch tổng thể cho cả năm. Kế hoạch tổng thế
này là cơ sở cho những Kế hoạch hành động tiếp
theo với những công việc chi tiết hơn cho từng dự
án. Thời gian dự kiến có thể là tuần hoặc ngày, tuỳ
theo mức độ lớn nhỏ và chi tiết. Những công việc
hàng ngày cũng cần được đưa vào kế hoạch hàng
ngày để bố trí thời gian phù hợp, tránh bỏ sót. Các
kế hoạch làm việc tuần hoặc tháng cũng cần được
lập để theo dõi và kiểm soát công việc của mình
hoặc của nhân viên cấp dưới.
Giai đoạn 2:
Đưa kế hoạch vào thực hiện.
Khi thực hiện những thay đổi nhỏ thường được
phát hiện và điều chỉnh kịp thời. Dữ liệu và kết quả
thu thập được của giai đoạn này sẽ được sử dụng để
xem xét, đánh giá hiệu quả công việc.
Giai đoạn 3:
Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết
quả thực hiện.
Nếu giai đoạn kiểm tra cho thấy, giai đoạn kế
hoạch đã được triển khai trong giai đoạn làm là
cải thiện tiêu chuẩn trước (cơ sở gốc), thì đó sẽ trở
thành tiêu chuẩn mới (cơ sở mới). Ngược lại, nếu
giai đoạn kiểm tra cho thấy, giai đoạn kế hoạch
được triển khai trong giai đoạn làm không phải là
một sự cải tiến, thì tiêu chuẩn hiện tại (cơ sở gốc) sẽ
vẫn được duy trì. Trong cả hai trường hợp, nếu giai
đoạn kiểm tra cho thấy bất kỳ dấu hiệu nào đó khác
biệt quá lớn so với dự kiến, thì sẽ xuất hiện một số
gợi ý các chu kỳ PDCA tiềm năng trong tương lai.
Cần phải kiểm tra lại cả hai giai đoạn lập kế hoạch
và triển khai vào thực hiện.
Giai đoạn 4:
Thông qua các kết quả thu được
để đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp
nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin
đầu vào mới.
Giai đoạn điều chỉnh là phiên bản thay thế của
giai đoạn thực hiện. Giai đoạn này cho phép quá
trình triển khai công việc tiếp tục được theo dõi sau
khi các thay đổi đã được sửa chữa cho phù hợp với
thực tiễn.
Ngày nay, PDCA là một trong những công cụ
không thể thiếu trong các hệ thống quản lý chất
lượng (ISO 9001; ISO 14001…). Vai trò nó biểu hiện
ở các khía cạnh sau:
(i)
Cung cấp một phương pháp chuẩn hóa cải
tiến liên tục để giải quyết các vấn đề mới mang tính
định kỳ, bởi các nhân viên trong bất kỳ bộ phận
HÌNH 1: VÒNG TRÒN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Nguồn: Deming, W. Edwards, 1986. Out of the Crisis. MIT Center for
Advanced Engineering Study. ISBN 0-911379-01-0
