42
TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP
người có thẩm quyền thuộc
bộ phận trực tiếp cần mua
nguyên vật liệu, hoặc cá nhân
tại bộ phận đó và phải được
sự ký duyệt của trưởng bộ
phận cần hàng.
Kiểm soát quá trình lựa
chọn nhà cung ứng: Phòng
Cung ứng chịu trách nhiệm
thực hiện việc thu mua vật
tư. Sau khi nhận được Bản
báo giá của các nhà cung cấp,
nhân viên phụ trách sẽ lựa
chọn một số nhà cung cấp
phù hợp và lập giấy đề nghị
đặt hàng. Giấy đề nghị đặt
hàng với đầy đủ các thông
tin về giá cả, chất lượng, số
lượng và thời gian giao hàng
của một số nhà cung cấp,
đồng thời ghi rõ phần đề xuất
phương án đặt hàng. Giấy đề
nghị đặt hàng sẽ được Trưởng
phòng và Giám đốc phê duyệt
trước khi thực hiện.
Kiểm soát chất lượng đối
với nguyên vật liệu mua vào:
Nguyên vật liệu tại Công ty
được mua vào chủ yếu là mía,
để thực hiện khâu kiểm soát
này trong quá trình thu mua
mía tại các vùng nguyên liệu,
cùng với các chính sách của
Trung ương đã ban hành cho
quá trình sản xuất mía, Công
ty đã có những chính sách
phát triển vùng mía nguyên
liệu thông qua các hợp đồng như: Đầu tư ứng trước
vốn, vật tư, giống, phân bón, thuốc bảo vệ thực vật,
hỗ trợ giống mới chuyển giao kỹ thuật, hỗ trợ vốn
mua sắmmáy móc cơ giới hóa... Kinh phí đầu tư ứng
trước giai đoạn 2010 – 2015 ước đạt 2.500 tỷ đồng.
Bộ phận cung ứng và kỹ thuật tại Công ty luôn
phối hợp tiến hành kiểm tra quá trình trồng mía tại
các vùng nguyên liệu đảm bảo mía được trồng và
chăm sóc theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, đạt năng
suất và chất lượng cao. Quy trình kiểm soát còn được
thiết lập tại thời điểm thu gặt mía khi cán bộ chuyên
trách luôn kiểm tra chất lượng và phẩm cấp cây mía
nguyên liệu, lập Biên bản kiểm tra chất lượng và số
lượng nguyên liệu. Biên bản nhập kho được lập với
đầy đủ thông tin và chữ ký của người chịu trách
tăng, Công ty yêu cầu xác định lại lượng tồn kho thực
tế của từng loại nguyên vật liệu trước khi tiến hành
mua mới. Khi có Đề nghị mua nguyên vật liệu, tại
kho thủ kho và cán bộ thống kê thuộc Phòng Cung
ứng được yêu cầu tổng hợp số liệu nguyên vật liệu
tồn kho về mặt số lượng và ghi nhận vào Đơn đề
nghị mua nguyên vật liệu. Căn cứ vào kế hoạch sản
xuất và số lượng tồn kho, Phòng Cung ứng xác định
lượng nguyên vật liệu cần mua theo từng chủng loại.
Kiểm soát việc lập Đơn đề nghị mua hàng: Rủi
ro xảy ra phổ biến trong bước này là Đơn đề nghị
mua nguyên vật liệu được thực hiện bởi người không
có thẩm quyền, hoặc thiếu sự phê duyệt của trưởng
bộ phận cần mua nguyên vật liệu. Do vậy, Công ty
quy định Giấy đề nghị mua hàng phải được lập bởi
Trách nhi m
S
Tài li u/ Bi u m u
Cán bộ
cung ứng
Gi y ngh mua
Ki m tra t n kho
Trưởng phòng
cung ứng
Trưởng phòng
Kế hoạch tổng hợp
Giám đốc nhà máy
Cán b thu mua
B n báo giá
Gi y ngh t hàng
Cán bộ được phân công
n v cung ng
Hợp đồng kinh tế, báo giá
Quy cách, d li u mua
T ng Giám c Công ty
Cán b
c phân công
Theo dõi ti n mua hàng
và th c hi n h p ng
hóa n tài chính
Biên b n nh p
Phòng Cung ứng
Biên b n kiểm tra
Th kho
Cán b k thu t
Xác nh nhu c u
Duy t
Tìm ngu n
Th o h p ng ho c
duy t báo giá
Ký hợp đồng
Mua hàng
Ki m tra
Bàn giao hàng
nguyên vật liệu
chất lượng
QUY TRÌNH QUẢN LÝ MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÍA ĐƯỜNG LAM SƠN
Nguồn: Công ty cổ phần mía đường Lam Sơn
