78
KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN
điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá
trình truyền qua mạngmáy tính, mạng viễn thông hoặc
trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh
toán. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và
bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và
lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình
thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp
hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.
Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở
dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận,
nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
Chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài
Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài,
khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu quy
định tại khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán ra tiếng Việt.
Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính
xác và đầy đủ của nội dung chứng từ kế toán được
dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Bản chứng
từ kế toán dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản
chính bằng tiếng nước ngoài. Các tài liệu kèm theo
chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài như các loại
hợp đồng, hồ sơ kèm theo chứng từ thanh toán, hồ sơ
dự án đầu tư, báo cáo quyết toán và các tài liệu liên
quan khác của đơn vị kế toán không bắt buộc phải
dịch ra tiếng Việt, trừ khi có yêu cầu của cơ quan nhà
nước có thẩm quyền.
Lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan
đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế
toán. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ,
kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu
và chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài
chính. Trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì
đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng
đảm phải bảo đầy đủ các nội dung quy định tại Điều
16 Luật kế toán. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính
trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được
tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và
chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải
gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá
trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ
kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng
từ viết sai. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên
quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế
toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung
các liên phải giống nhau. Trong khi đó, chứng từ điện
tử được lập và phải in ra giấy và lưu trữ theo quy định
tại Điều 41 Luật Kế toán. Trường hợp không in ra giấy
mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì
phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và bảo
đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
Ký chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh
quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán
phải được ký bằng loại mực không phai. Không được
ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu
chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một
người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán
của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của
Chính phủ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người
có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm
cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung
chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. Chứng từ kế
toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và
kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi
thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi
tiền phải ký theo từng liên. Chứng từ điện tử phải có
chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị
như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung
kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn
theo quy định của pháp luật. Chỉ cơ quan nhà nước
có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc
niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ
hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước
có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị
tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao
bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời, lập biên
bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị
tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu. Cơ quan
có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập
Chứng từ
kế toán
Tên và số hiệu của chứng từ kế toán
Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị
hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán
Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị
hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán
Nội dung nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh
Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ
kinh tế, tài chính ghi bằng số
Tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để
thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ
Chữ ký, họ và tên của người lập, người
duyệt và những người có liên quan đến
chứng từ kế toán
Hình 1: Nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán
Nguồn: Luật Kế toán 2015
