TÀI CHÍNH -
Tháng 4/2018
81
số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực,
đúng với chứng từ kế toán. Việc ghi sổ kế toán phải
theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh
tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của
năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế
toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải được ghi
liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
Bên cạnh đó, thông tin, số liệu trên sổ kế toán
phải được ghi bằng bút mực; Không ghi xen thêm
vào phía trên hoặc phía dưới; Không ghi chồng lên
nhau; Không ghi cách dòng. Trường hợp ghi không
hết trang phải gạch chéo phần không ghi; Khi ghi
hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và
chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp. Đơn
vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán
trước khi lập báo cáo tài chính và trong các trường
hợp khác theo quy định của pháp luật.
Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng phương
tiện điện tử. Sau khi khóa sổ kế toán trên phương
tiện điện tử phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành
quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để đưa vào
lưu trữ. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện
lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử thì
phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và
phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
Thứ tư, phương pháp sửa chữa sổ kế toán
Theo quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC
của Bộ Tài chính, khi phát hiện sổ kế toán có sai sót
thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin,
số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba
phương pháp sau đây: (i) Ghi cải chính bằng cách
gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc
chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán
trưởng bên cạnh; (ii) Ghi số âm bằng cách ghi lại
số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu
ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ
ký của kế toán trưởng bên cạnh; (iii) Ghi điều chỉnh
bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số
chênh lệch cho đúng.
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước
khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan
nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ
kế toán của năm đó. Trường hợp phát hiện sổ kế
toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp
cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa
chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và
thuyết minh về việc sửa chữa này. Sửa chữa sổ kế
toán trong trường hợp ghi sổ bằng phương tiện điện
tử được thực hiện theo phương pháp quy định tại
điểm c khoản 1 Điều này.
Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, sổ kế toán
phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách
nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho
nhân viên nào, nhân viên đó phải chịu trách nhiệm
về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt
thời gian sử dụng. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ
và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao
trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân
viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải
được kế toán trưởng ký xác nhận.
Thứ năm, xử phạt về vi phạm sổ kế toán
Việc xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ
kế toán tại DN hiện nay áp dụng theo Nghị định
số 41/2018/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành
chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập vừa
được Chính phủ ban hành.
Cụ thể, từ ngày 1/5/2018, DN sẽ bị phạt tiền từ 1
triệu đồng đến 2 triệu đồng đối với một trong các
hành vi sau:
- Lập sổ kế toán không ghi rõ tên đơn vị kế toán;
tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm
khóa sổ; Thiếu chữ ký của người lập sổ, kế toán
trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị
kế toán; không đánh số trang; Không đóng dấu giáp
lai giữa các trang của số kế toán trên giấy.
- Sổ kế toán không ghi bằng bút mực (trừ trường
hợp đơn vị lựa chọn ghi sổ kế toán bằng phương
tiện điện tử), ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía
dưới, ghi chồng lên nhau, ghi cách dòng; Không
gạch chéo phần trang sổ không ghi; Không thực
hiện việc cộng số liệu tổng cộng khi ghi hết trang
sổ, không thực hiện việc chuyển số liệu tổng cộng
trang sổ trước sang đầu trang sổ kế tiếp.
Bảng 1: 3 Phương pháp s a chữa sổ kế toán, khi phát
hiện sổ kế toán có sai sót
Phương
pháp
Cụ thể
1
Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào
chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải
có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
2
Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc
ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số
đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
3
Ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh”
và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.
Nguồn: Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, sổ kế toán
phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng
trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán
giao cho nhân viên nào, nhân viên đó phải chịu
trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc
giữ sổ trong suốt thời gian sử dụng.
