TÀI CHÍNH -
Tháng 2/2017
105
của đơn vị; Kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện quy định
đối với cán bộ kế toán, thực hiện chức trách, nhiệm
vụ bộ máy kế toán; Kiểm tra mối quan hệ giữa các bộ
phận trong tổ chức kế toán và quan hệ giữa tổ chức
kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị
kế toán...
Tổ chức lưu trữ, bảo mật thông tin kế toán:
Để lưu trữ, bảo mật thông tin kế toán cần thực
hiện các công tác sau đây:
- Tổ chức sắp xếp lưu trữ: Thông tin kế toán
khi đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống,
phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ (hồ
sơ chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết, báo cáo
quản trị hoặc hồ sơ sản phẩm, hoạt động đầu tư...).
Trong từng bộ hồ sơ, thông tin kế toán phải được
sắp xếp theo đối tượng kế toán được theo dõi, thứ
tự thời gian phát sinh, bảo đảm hợp lý, dễ tra cứu,
sử dụng khi cần thiết.
- Tổ chức kho lưu trữ: Đơn vị cần tổ chức kho lưu
trữ tài liệu. Điều kiện đảm bảo cho kho lưu trữ là
phải có đủ trang bị, thiết bị bảo quản và các điều kiện
bảo đảm sự an toàn tài liệu kế toán lưu trữ, như: Giá,
tủ, phương tiện phòng chống hoả hoạn; chống ẩm,
mốc; chống lũ lụt...
- Tổ chức ghi chép theo dõi tài liệu lưu trữ: Đơn vị
phải mở “Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ” để ghi
chép, theo dõi và quản lý tài liệu kế toán lưu trữ. Sổ
theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ phải có các nội dung
chủ yếu: Loại tài liệu lưu trữ, số hiệu, ngày tháng đưa
vào lưu trữ, hiện trạng tài liệu khi đưa vào lưu trữ,
thời hạn lưu trữ.
- Phân công người có trách nhiệm thực hiện nhiệm
vụ trông coi, bảo quản kho tài liệu: Người quản lý
kho phải chịu trách nhiệm trước bất kỳ sự mất mát,
hư hỏng đối với tài liệu được lưu trữ do chủ quan
mình gây ra. Người quản lý và bảo quản tài liệu kế
toán lưu trữ không được phép cho bất cứ tổ chức, cá
nhân nào xem, sử dụng tài liệu kế toán lưu trữ nếu
không có sự đồng ý bằng văn bản của người đứng
đầu hoặc người được uỷ quyền của người đứng đầu
đơn vị. Trường hợp có nguy cơ hoặc phát hiện tài
liệu kế toán lưu trữ bị mất, mối mọt, hư hỏng, người
quản lý, bảo quản tài liệu kế toán phải báo cáo ngay
cho người đứng đầu đơn vị để kịp thời có biện pháp
xử lý, khắc phục.
Công tác kiểm tra, lưu trữ, bảo mật thông tin
kế toán tại các học viện thuộc Bộ Quốc phòng
Về công tác kiểm tra kế toán:
Kết quả điều tra tại
6 Học viện thuộc Bộ Quốc phòng cho thấy: Công tác
kiểm tra chứng từ, sổ sách kế toán nội bộ tại các học
viện đã được đơn vị lập kế hoạch ngay từ đầu năm
và tổ chức thực hiện công tác kiểm tra rất quy củ. Nội
bộ các đơn vị đã thành lập đoàn kiểm tra nhằm tổ
chức kiểm tra định kỳ theo quý.
Về công tác lưu trữ và bảo mật thông tin kế toán:
Chứng từ, sổ sách kế toán hay những thông tin kế
toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại, bảo
quản và lưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ
chứng từ, tài liệu kế toán của Cục Tài chính và theo
quy định của Luật Kế toán. Những tài liệu liên quan
đến quản trị nội bộ đơn vị cần phải được lưu trữ
nhằm mục đích minh chứng, cơ sở và là dữ liệu cho
các quyết định có liên quan sau này của đơn vị. Theo
kết quả điều tra, có 6/6 đơn vị sử dụng phần mềm
kế toán và 100% đơn vị đều sử dụng bảng tính Excel
trong kế toán nên việc dữ liệu kế toán đều được xuất
trên những file riêng theo từng năm, từng đối tượng
theo dõi. Bên cạnh đó, kế toán còn lưu trên bản cứng
các chứng từ và sổ sách theo các năm. Hệ thống dữ
liệu trên bản cứng được cất trữ trong các ngăn tủ
riêng của từng đơn vị.
Như vậy, công tác tổ chức kiểm tra, lưu trữ, bảo
mật thông tin kế toán tại các học viện thuộc Bộ Quốc
phòng còn có một vài nhược điểm cần được khắc
phục. Theo đó, mặc dù công tác kiểm tra đã tiến hành
thường xuyên theo đúng trình tự nhưng do thời gian
kiểm tra ngắn, nội dung kiểm tra dàn trải và chưa
đi sâu vào kiểm tra theo nội dung chuyên sâu, điều
này dẫn đến tình trạng vẫn còn những sai sót trong
công tác thực hiện ghi chép chứng từ, tài liệu kế toán
không được phát hiện kịp thời, vẫn bỏ sót những sai
phạm về hình thức và nội dung của chứng từ như các
chứng từ bị tẩy xoá, thiếu chữ ký hay sai lệch với mục
Biểu đồ 1. Kết quả điều tra về mức độ thực hiện kiểmtra
thông tin kế toán tại các học viện thuộc Bộ Quốc phòng
Nguồn: Theo kết quả điều tra của tác giả
Biểu đồ 2. Công tác tổ chức lưu trữ, bảo mật thông tin
kế toán tại các Học viện thuộc Bộ Quốc phòng
Nguồn: Theo kết quả điều tra của tác giả
