106
KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN
đích sử dụng nhưng vẫn được chấp nhận làm căn cứ
để ghi sổ đây là những sai phạm mang tính trọng
yếu. Bên cạnh đó, việc lưu trữ, bảo mật tài liệu kế
toán, tài chính mặc dù đã áp dụng các quy định theo
Cục Tài chính và theo Luật Kế toán nhưng vẫn chưa
thực mở sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ.
Đề xuất giải pháp
Về kiểm tra tài liệu kế toán
- Hình thức kiểm tra: Thực hiện kiểm tra thường
xuyên và kiểm tra đột xuất. Đối với kiểm tra thường
xuyên là thực hiện theo kế hoạch với các nội dung cụ
thể của lĩnh vực kế toán và lĩnh vực tài chính, trên
các khía cạnh nghiệp vụ phát sinh và ghi nhận vào
chứng từ, sổ kế toán. Kiểm tra đột xuất thực hiện theo
tính cấp thiết của từng vụ việc nhằm xác minh các
thông tin cần thiết.
- Nội dung kiểm tra: Nội dung công tác kiểm
tra trong nội bộ đơn vị cần được thực hiện theo các
chuyên đề chuyên sâu, bao gồm kiểm tra về lập dự
toán, chấp hành và quyết toán ngân sách nhà nước;
Về các khoản thu; Các khoản chi của đơn vị; Kiểm tra
trích lập và sử dụng các quỹ; Kiểm tra tình hình theo
dõi quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ; Kiểm
tra tình hình quỹ lương và các khoản trợ cấp; Kiểm
tra tình hình thanh toán; Kiểm tra việc lưu trữ, bảo
quản tài liệu kế toán...
Thực hiện kiểm tra công tác kế toán lần đầu và
kiểm tra lần sau công tác kế toán để tránh hiện tượng
thiếu thông tin, nhầm lẫn số liệu. Việc kiểm tra công
tác kế toán cũng cần được xây dựng theo trình tự
nhất định để đảm bảo tính khoa học. Đó là kiểm tra
các thông tin của yếu tố trên công tác kế toán về tính
đầy đủ, tính trung thực; Kiểm tra tính hợp pháp của
công tác kế toán dựa vào các quy định của ngành,
các quy định liên ngành cũng như đối chiếu với các
tài liệu liên quan; Kiểm tra tính chính xác của số liệu,
thông tin trên công tác kế toán; kiểm tra việc ký duyệt
cũng như tính đúng của các liên của công tác kế toán.
Trường hợp kiểm tra nếu phát hiện vi phạm về các
chính sách, chế độ quản lý tài chính, Nhà nước thì
phải từ chối thực hiện và yêu cầu xác minh, giải trình
rồi sẽ báo cáo lãnh đạo đơn vị để có biện pháp xử lý,
còn nếu thiếu thông tin thì yêu cầu bổ sung đầy đủ
các thông tin.
Với việc kiểm tra kế toán tài chính, cần phải có quy
định về điều kiện và nội dung kiểm tra đối với từng
hình thức kiểm tra. Cụ thể, đối với kiểm tra thường
xuyên thì đối tượng, nội dung và hình thức kiểm tra
là gì, kết luận kiểm tra thực hiện như thế nào? Các
hình thức kiểm tra khác cũng được quy định tương
tự nhằm đảm bảo tính khoa học, tránh chồng chéo
gây khó khăn cho đối tượng được kiểm tra.
Về lưu trữ, bảo mật tài liệu kế toán
Do đặc thù của đơn vị quân đội nói chung và các
học viện nói riêng nên ngoài việc tuân thủ các nội
dung lưu trữ của Luật Kế toán 2015 còn phải tuân
thủ các quy định của Thông tư số 15/2012/TT-BQP
ngày 21/02/2016 của Bộ Quốc phòng, trong đó, kế
toán phải xây dựng kế hoạch bảo quản chứng từ, sổ
sách kế toán ở đơn vị để mọi người cùng phối hợp
thực hiện.
- Đối với những dữ liệu bằng giấy: Phải sắp xếp
chứng từ khoa học gọn gàng, ngay thẳng, ngăn nắp,
đánh số thứ tự, ký hiệu, danh mục, đóng lại thành
tập theo hệ thống danh mục, mục lục và cho vào
niêm phong theo thứ tự từng tháng, từng quý, từng
năm và ngoài bìa, ghi mã nguồn, chương, loại, khoản,
hạng để dễ phân biệt và tiện lợi khi cần đến chứng từ
nào thì dễ dàng lấy ra nhanh. Đồng thời, phải lưu trữ
những danh mục và ký hiệu theo dõi trong hệ thống
máy tính. Hàng tháng, quý, năm kế toán phải kiểm
tra lại một lần xem có mất mát chứng từ, có hư hỏng
hay mối mọt, nếu có thì báo cáo với lãnh đạo để có
biện pháp xử lý kịp thời.
- Đối với dữ liệu trên máy tính: Ngoài việc in dữ
liệu ra để lưu trữ, để đảm bảo tính an toàn và hiệu
quả trong công tác lưu trữ dữ liệu kế toán, thì dữ liệu
cần được lưu trên các bản mềm khác nhau, lưu trên
đĩa, USB... và được đánh số thứ tự rõ về nguồn dữ
liệu, ngày tháng năm đảm bảo cho việc cung cấp dữ
liệu sau này.
Ngoài ra, để công tác lưu trữ dữ liệu kế toán được
hiệu quả, đơn vị cần phải đầu tư hệ thống tủ, kho lưu
trữ đảm bảo, hệ thống thiết bị máy tính, ổ đĩa phục
vụ lưu trữ trên máy. Lãnh đạo mỗi đơn vị cần đưa ra
quy định cụ thể cho toàn bộ nhân viên trong đơn vị
về công tác luân chuyển và lưu trữ dữ liệu của các bộ
phận liên quan nhằm nâng cao trách nhiệm bảo quản
dữ liệu trong quá trình hoạt động của mỗi đơn vị.
Tài liệu tham khảo:
1. Quốc hội, Luật Kế toán 2015;
2. Bộ Tài chính (2006), Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, NXB Tài chính;
3. Bộ Tài chính (2010), Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 hướng
dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo
Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính;
4. Bộ Quốc phòng, Điều lệ công tác tài chính quân đội nhân dân Việt Nam ban
hành theo Quyết định số 363/QĐ-QP ngày 21/3/1997;
5. Bộ Quốc phòng (2012), Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21/02/2016 quy
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, đơn vị quân đội.
