94
DIỄN ĐÀN KHOA HỌC
của Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc. Nếu Tổng Giám
đốc hoặc Giám đốc đi vắng nên không có ai ký thì
ủy quyền cho Phó Giám đốc, Kế toán trưởng hoặc
Trưởng phòng kinh doanh ký nhưng phải có ủy
quyền bằng văn bản và giấy ủy quyền phải ghi rõ
thời hạn, luật quy định nếu giấy ủy quyền không
ghi thời hạn thì mặc định là 365 ngày. Trong trường
hợp Thủ trưởng đơn vị (Tổng Giám đốc/Giám đốc)
ủy quyền cho Phó Tổng Giám đốc/Phó Giám đốc,
sau đó Phó Tổng Giám đốc/Phó Giám đốc lại ủy
quyền cho Trưởng phòng hoặc Phó phòng ký hóa
đơn tài chính thì vẫn được chấp nhận nếu Tổng
Giám đốc hoặc Giám đốc đồng ý bằng văn bản.
Trên giấy ủy quyền cần ghi rõ nội dung ủy quyền
gồm cả ký và đóng dấu trên hóa đơn, khi đó việc
đóng dấu trên hóa đơn là đóng dấu trên 1/3 chữ ký
của người được ủy quyền (không đóng dấu treo).
Thủ trưởng đơn vị (Tổng Giám đốc/ Giám đốc)
ký hóa đơn tài chính thì ký tươi trên cả 3 liên (1,2,3)
của hóa đơn tài chính. Nếu ký liên 1 tươi còn liên
2,3 đè giấy than là sai vì theo Thông tư số 200/2014/
TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, trong hệ
thống chứng từ kế toán, hóa đơn tài chính là nhóm
chứng từ bán hàng vì vậy phải ký tươi từng liên.
Sai sót xảy ra là hóa đơn đó bị xuất toán thuế GTGT
đầu vào và xuất toán chi phí.
Nói tóm lại, giấy ủy quyền phải thể hiện được
đầy đủ các nội dung cần thiết. Hết thời hạn ủy
quyền, không có sự thay đổi gì, tiếp tục ủy quyền
thì phải ghi rõ trên giấy ủy quyền hoặc kèm “gia hạn
ủy quyền”. Khi nhận các hóa đơn lập, ký và đóng
dấu không đúng thì bên mua không được khấu trừ
thuế GTGT đầu vào và bị xuất toán chi phí vì nhận
hóa đơn không hợp pháp.
Thực tế tại Việt Nam cho thấy, ủy quyền lập, ký
và đóng dấu đối với hóa đơn tài chính theo đúng
quy định là một trong những nội dung còn sai sót
nhiều nhất tại các doanh nghiệp. Do vậy, trong thời
gian tới, các doanh nghiệp cần hiểu rõ và thực hiện
đúng quy định của Bộ Tài chính, tránh bị xuất toán
thuế GTGT hoặc bị cơ quan thuế phạt do vi phạm
các quy định của pháp luật đã quy định rõ tại các
thông tư của Bộ Tài chính.
Tài liệu tham kháo:
1. Bộ Luật Hình sự 2005 của Quốc hội;
2. Thông tư số 39/2014/TT – BTC, Thông tư số 219/2013/TT-BTC, Thông tư
số 96/2015/TT-BTC, Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của
của Bộ Tài chính.
3. TS. Trần Huy Hoàng (2015) - tổng giám đốc Censtaf Group – Bài giảng khóa
học đặc biệt;
4. Một số website: censtaf.edu.com, tapchitaichinh.vn, ketoangioi.com.vn…
từ: “Bán hàng qua điện thoại (ĐT)”, “Bán hàng qua
FAX”, “Bán hàng qua EMAIL”. Theo điểm đ khoản
2 điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì: Riêng đối
với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng
qua điện thoại, qua mạng, fax thì người mua hàng
không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn.
Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký,
ghi rõ họ tến)” người bán hàng phải ghi rõ là bán
hàng qua điện thoại, qua mạng, fax.
Hiện nay, tại các doanh nghiệp có sử dụng phương
thức bán hàng qua điện thoại hoặc bán hàng qua fax
đều có dấu hình chữ nhật với nội dung “bán hàng qua
điện thoại” hoặc “bán hàng qua fax”. Kế toán sử dụng
dấu này để đóng dấu vào chỉ tiêu “người mua hàng”.
Tuy nhiên, để cho việc đóng dấu đúng theo quy định
của pháp luật, kế toán cần lưu ý: Đóng cả 3 liên (1,2,3)
của hóa đơn tài chính câu: “Bán hàng qua ĐT”, “Bán
hàng qua FAX” hoặc đóng cả 3 liên (1,2,3) của hóa đơn
tài chính câu: “Bán hàng qua ĐT”, “Bán hàng qua FAX”
và liên 2 gửi cho bên mua hàng về lại ký tên lên chỉ
tiêu này (vừa có dấu và vừa có chứ ký người mua). Tuy
nhiên, hóa đơn này thường bị các đoàn thanh, kiểm tra
thực hiện kiểm tra nhiều do kế toán còn chưa hiểu sâu
chỉ tiêu này nên giải thích chưa chính xác hoặc bên bán
đã đóng dấu câu “Bán hàng qua ĐT”, “Bán hàng qua
FAX” lên phần chỉ tiêu “Người mua hàng” nếu người
mua hàng không ký do mua hàng gián tiếp qua điện
thoại. Nếu bên bán đóng vào liên (1 và 3) hóa đơn tài
chính câu: “Bán hàng qua ĐT”, “Bán hàng qua FAX”
còn liên 2 gửi cho người mua không đóng dấu câu trên
vì người mua không muốn có dấu đó thì hóa đơn này
người mua sẽ bị loại thuế GTGT và chi phí vì bên bán
đã lập 3 liên khác nhau tức là hóa đơn bất hợp pháp.
Thứ hai, về chỉ tiêu “Người bán hàng”:
Nhân viên viết hóa đơn hoặc các cấp có thẩm
quyền như Phó Trưởng phòng, Trưởng phòng, Kế
toán trưởng… đều ký được vào chỉ tiêu “người bán
hàng” nhưng phải có ủy quyền bằng văn bản. Nếu
là nhân viên ký trên hóa đơn thì dấu đóng là đóng
dấu treo (phía trên góc trái của hóa đơn).
Thứ ba , về chỉ tiêu “Thủ trưởng đơn vị”:
Trong trường hợp Tổng Giám đốc hoặc Giám
đốc ký thì đóng dấu trên 1/3 (một phần ba) chữ ký
Tại các doanh nghiệp hiện nay còn sai sót
nhiều khi sử dụng hóa đơn tài chính, đặc biệt
là những liên quan đến việc ủy quyền lập, ký
và đóng dấu trên hóa đơn tài chính. Khi đó,
hóa đơn tài chính bị loại, bên mua bị xuất toán
thuế giá trị gia tăng đầu vào và chi phí đồng
thời bên bán bị cơ quan thuế phạt tiền.
