72
KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN
tích hợp sẽ thực hiện việc xử lý số liệu. Khi nhiều
người sử dụng cần cùng một dữ liệu cho các mục
đích khác nhau, họ sẽ phải thu thập các dữ liệu
đơn lẻ lại thành một hệ thống cho mục đích cụ thể
của họ. Mô hình này chỉ rõ ba vấn đề lớn cần khắc
phục gồm:
- Lưu trữ dữ liệu: Một hệ thống thông tin hiệu
quả sẽ thu thập và lưu trữ dữ liệu chỉ một lần và
khiến các nguồn dữ liệu này sẵn có cho tất cả người
muốn sử dụng chúng. Tuy nhiên, trong môi trường
tệp tin, điều này là không thể. Để đáp ứng nhu
cầu thông tin của người sử dụng, các doanh nghiệp
phải phát sinh thêm chi phí thu thập và các thủ tục
lưu trữ thông tin. Điều này tất yếu sẽ có những dữ
liệu phổ biến được lưu trữ trùng lặp
hàng trăm thâm chí hàng nghìn lần.
- Cập nhật dữ liệu: Các doanh
nghiệp có một khối lượng khổng lồ
dữ liệu được lưu giữ trong các tệp
tin và đòi hỏi phải cập nhật định
kỳ, chẳng hạn như sự thay đổi tên
hay địa chỉ liên lạc của khách hàng.
Khi người sử dụng lưu trữ nhiều file
riêng lẻ, toàn bộ sự thay đổi phải
thực hiện một cách riêng biệt bởi các
người sử dụng khác nhau. Điều này
tạo nên nhiều việc cho nhân viên và
chi phí quản lý dữ liệu.
- Tính hiện hữu của dữ liệu:
Ngược lại với vấn đề thực hiện nhiều
lần cập nhật thông tin là vấn đề cập
nhật không đồng bộ thông tin khi
có sự thay đổi diễn ra. Nếu thông
tin cập nhật không được thông báo
rộng rãi cho tất cả người sử dụng
thì sẽ dẫn đến tình trạng các quyết
định đưa ra dựa trên thông tin bị lạc
hậu, lỗi thời.
Mô hình cơ sở dữ liệu:
Một doanh
nghiệp có thể giải quyết các vấn đề
về các tệp tin bằng việc thực hiện
mô hình cơ sở dữ liệu trong quản trị thông tin. Với
dữ liệu được lưu trữ ở máy chủ, toàn bộ người sử
dụng sẽ phải truy cập vào hệ thống để tiếp cận
đến dữ liệu mà họ cần. Việc truy cập vào dữ liệu
sẽ được kiểm soát bởi hệ thống quản trị dữ liệu
(DBMS). DBMS là một phần mềm chuyên biệt được
lập trình để phân quyền cho người sử dụng tiếp
cận đến dữ liệu nào. Chương trình của người sử
dụng sẽ gửi yêu cầu dữ liệu về DBMS, nó sẽ phê
duyệt truy cập tương ứng với quyền hạn của người
sử dụng. Nếu người sử dụng mà yêu cầu những
dữ liệu không được phân quyền thì hệ thống sẽ từ
chối truy cập ngay lập tức.
Một hạn chế của mô hình này chính là các
chương trình và các ứng dụng được cài đặt một
cách độc lập, riêng lẻ chứ chưa có tính liên kết với
nhau. Các mô hình này không được linh hoạt và
không kiểm soát mức độ chia sẻ dữ liệu so với các
mô hình hiện đại sau này.
Mô hình REA:
REA là khung cơ sở kế toán được
sử dụng để mô hình hóa các nội dung sau của một
tổ chức, các nguồn lực kinh tế , các sự kiện kinh tế
và các đại diện kinh tế và mối quan hệ giữa chúng.
Một khi đã được xác định, các dữ liệu kế toán và
phi kế toán có thể được nhận diện, thu thập và lưu
Nguồn
tin
Thu thập
Xử lý và lưu trữ
Kho dữ liệu
Đối tượng
sử dụng
Phân phối
Hình 1: Quy trình xử lý của hệ thống thông tin
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Ngư i dùng
K toán
Marketing
H th ng l p hóa đơn/
theo dõi kho n ph i thu
H th ng
xúc ti n s n ph m
D ch v
s n ph m
H th ng
l p k ho ch d ch v
ng d ng đ c l p
D li u khách hàng
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng
Phi u thu ti n m t
D li u khách hàng
D li u khách hàng
L ch trình cung c p
d ch v s n ph m
B d li u
c a ngư i dùng
Hình 2: Quy trình xử lý của hệ thống thông tin mô hình tệp tin
Nguồn: Tác giả tổng hợp
