TÀI CHÍNH -
Tháng 3/2017
83
Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ,
đối với tài liệu kế toán lập trên phương tiện điện tử
thì đơn vị kế toán phải in ra giấy và ký xác nhận,
đóng dấu (nếu có) để cung cấp cho cơ quan nhà
nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu
kế toán.
- Về bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu
kế toán:
Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP, người đại
diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định
việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy
hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu
trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ,
bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu
của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Chứng từ
điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định
như: Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo
quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và
lưu trữ; Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong
thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán
năm hoặc kết thúc công việc kế toán; Người đại
diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách
nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán...
Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng
từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại
thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp
vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ
có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra,
không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. Trường
hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên
các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn,
bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu
được trong thời hạn lưu trữ.
- Về chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử:
Chứng
từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên
chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng
từ bằng giấy. Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày
30/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết về Luật
Kế toán, từ ngày 1/1/2017, đơn vị kế toán sử dụng
chứng từ điện tử theo quy định tại Điều 17 Luật Kế
toán thì được sử dụng chữ ký điện tử trong công
tác kế toán. Chữ ký điện tử và việc sử dụng chữ ký
điện tử được thực hiện theo quy định của Luật Giao
dịch điện tử. Theo đó, chữ ký điện tử được tạo lập
dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các
hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền
hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu,
có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu
và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội
dung thông điệp dữ liệu được ký.
Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn
nếu được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm tra
an toàn do các bên giao dịch thỏa thuận và đáp ứng
được các điều kiện sau đây: Dữ liệu tạo chữ ký điện
tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ
liệu đó được sử dụng; Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ
thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;
Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm
ký đều có thể bị phát hiện; Mọi thay đổi đối với
nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký
đều có thể bị phát hiện. Chữ ký điện tử có thể được
chứng thực bởi một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng
thực chữ ký điện tử.
Một số kiến nghị, đề xuất
Việt Nam hiện đang trong giai đoạn thứ hai của
quá trình đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin
toàn diện để nâng cao năng lực quản lý và sản xuất
kinh doanh của DN, trong đó bao gồm cả công tác
kế toán. Hiện nay, chứng từ điện tử vẫn chưa được
các DN sử dụng nhiều mà vẫn quen với chứng từ
kế toán truyền thống. Trong thời gian tới, với sự
bùng nổ của công nghệ thông tin, chứng từ điện
tử được đánh giá sẽ có cơ hội phát triển vì sẽ được
DN quan tâm nhiều hơn vì những lợi ích mà nó
mang lại. Tuy nhiên, trong việc ứng dụng chứng
từ điện tử cần chú ý một số vấn đề quan trọng sau:
Một là,
các tổ chức, cá nhân cung cấp phần mềm
kế toán phải chịu trách nhiệm đảm bảo tiêu chuẩn
và điều kiện của phần mềm kế toán theo quy định
của Bộ Tài chính khi cung cấp cho các đơn vị kế
toán. Nói cách khác, các nhà cung cấp phần mềm kế
toán, trong đó có chứng từ điện tử phải nghiên cứu
rõ các quy định của pháp luật về các nội dung cần
có thể hiện trên chứng từ điện tử (Thời gian, địa chỉ,
số lượng, đơn giá…).
Bên cạnh đó, các nhà cung cấp cần có các giải
pháp phần mềm tương ứng để thực hiện cũng như
chịu trách nhiệm về các giải pháp này khi cung cấp
cho khách hàng sử dụng. Chẳng hạn, Luật Kế toán
2015 cho phép sửa chữa, điều chỉnh sổ kế toán theo
tinh thần Chuẩn mực kế toán VAS23 và VAS 29.
Khi sửa đơn vị kế toán phải ghi điều chỉnh bằng
cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số
chênh lệch cho đúng. Tuy nhiên, không ít ý kiến lo
ngại việc chứng từ điện tử có bị chỉnh sửa, thay đổi
trong quá trình sửa chữa, điều chỉnh sổ kế toán. Do
vậy, các chuyên gia kế toán cho rằng, nhà cung cấp
thiết kế phần mềm kế toán cần phải cung cấp và
thể hiện cơ chế kiểm soát “Dấu vết điều chỉnh, sửa
chữa”. Theo đó, tự động ghi nhận các hành vi truy
cập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa dữ liệu, truy vết
trên một tập tin riêng. Tập tin này phải được bảo
mật cao nhất trong hệ thống, mặc định là không
được phép xóa, người có quyền cao nhất trong hệ
