82
KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN
Ngoài ra, cũng liên quan đến chứng từ điện tử,
theo Thông tư 110/2015/TT-BTC ngày 28/07/2015
của Bộ Tài chính hướng dẫn giao dịch điện tử trong
lĩnh vực thuế, chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế
là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ
bằng phương thức điện tử để thực hiện các thủ tục
đăng ký thuế, khai thuế, nộp thuế, hoàn thuế và
tra cứu thông tin của người nộp thuế, thông báo
của cơ quan thuế đối với người nộp thuế. Chứng
từ điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ giấy.
Chứng từ điện tử gồm: Hồ sơ thuế điện tử: hồ sơ
đăng ký thuế, hồ sơ khai thuế, hồ sơ hoàn thuế và
các hồ sơ, báo cáo khác về thuế dưới dạng điện tử
được quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn
bản hướng dẫn Luật Quản lý thuế; Chứng từ nộp
thuế điện tử: Giấy nộp tiền hoặc chứng từ nộp tiền
vào ngân sách nhà nước theo quy định của Bộ Tài
chính dưới dạng điện tử, trừ trường hợp nộp thuế
qua hình thức nộp thuế điện tử của ngân hàng; Các
văn bản, thông báo khác của cơ quan thuế, người
nộp thuế dưới dạng điện tử.
- Yêu cầu về an toàn và bảo mật:
Chứng từ điện tử
được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã
hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền
qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật
mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo
toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và
lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình
thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh
cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy
định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu
kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi
đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để
sử dụng.
- Về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán:
Đơn
vị kế toán được phép ghi sổ kế toán bằng phương
tiện điện tử. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng phương
tiện điện tử thì trừ việc đóng dấu giáp lai, phải thực
hiện các quy định về sổ kế toán, hệ thống sổ kế toán.
Cụ thể, đối với sổ kế toán: Sổ kế toán dùng để
ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn
vị kế toán. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán;
tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm
khóa sổ; Chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng
và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán;
Số trang. Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu
sau đây: Ngày, tháng, năm ghi sổ; Số hiệu và ngày,
tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ
ghi sổ; Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; Số dư
đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Sổ kế
toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
(do Bộ Tài chính quy định).
- Đối với hệ thống sổ kế toán:
Đơn vị kế toán phải
căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy
định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn
vị. Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ
kế toán cho một kỳ kế toán năm. Đơn vị kế toán
được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để phục vụ
yêu cầu kế toán của đơn vị.
Đồng thời, thực hiện các quy định về mở sổ,
ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán. Cụ thể, về
hệ thống sổ kế toán, sổ kế toán phải mở vào đầu
kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành
lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Đơn vị
kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi
sổ kế toán. Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, rõ
ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin,
số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung
thực, đúng với chứng từ kế toán. Việc ghi sổ kế
toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của
nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi
trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông
tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền
kề. Sổ kế toán phải được ghi liên tục từ khi mở
sổ đến khi khóa sổ. Đơn vị kế toán phải khóa sổ
kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo
tài chính và trong các trường hợp khác theo quy
định của pháp luật. Sau khi khóa sổ kế toán trên
phương tiện điện tử phải in sổ kế toán ra giấy và
đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm
để đưa vào lưu trữ. Trường hợp không in ra giấy
mà thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương
tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật
thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được
trong thời hạn lưu trữ.
- Về chữa sổ kế toán:
Luật Kế toán 2015 cho phép
sửa chữa sổ kế toán theo đúng phương pháp chữa
sổ quy định. Nếu đơn vị kế toán ghi sổ kế toán bằng
phương tiện điện tử thì ghi điều chỉnh bằng cách lập
“chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch
cho đúng.
- Về niêm phong, tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán:
Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật
và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình
sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra
chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm
nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng
từ điện tử không đúng quy định.
