65
KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN
hướng dẫn chế độ kế toán của DNNVV thì DN được
chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế
toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản
lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của
Luật Kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh
bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.
Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu
chứng từ cho riêng mình, DN có thể áp dụng hệ thống
biểu mẫu chứng từ kế toán theo hướng dẫn tại Phụ lục
3 ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC để
ghi chép chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt
động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN.
Về ký chứng từ kế toán
Theo quy định, chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký
theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên
chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không
phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu
đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng
từ kế toán của một người phải thống nhất. Trường hợp
người khiếm thị là người bị mù hoàn toàn thì khi ký
chứng từ kế toán phải có người sáng mắt được phân
công của đơn vị phát sinh chứng từ chứng kiến. Đối
với người khiếm thị không bị mù hoàn toàn thì thực
hiện ký chứng từ kế toán như quy định tại Luật Kế
toán. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có
thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm
cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung
chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. Chứng từ
kế toán chi tiền phải do người có thẩmquyền duyệt chi
và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước
khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để
chi tiền phải ký theo từng liên. Chứng từ điện tử phải
có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá
trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
Về chứng từ kế toán điện tử
Một trong những điểm mới đáng chú ý là Chính
phủ đã có quy định về chứng từ kế toán điện tử. Theo
đó, chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi
có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật Kế toán
và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được
mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền
qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật
mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo
toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và
lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình
thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp
hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.
Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở
dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận
nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng. Khi
chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện
tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng
từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài
chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để
ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao
dịch, thanh toán.
Về chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài
Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài
khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu quy
định tại khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán ra tiếng Việt.
Cụ thể phải dịch các nội dung sau: Tên và số hiệu của
chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế
toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá
nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ
chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội
dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng,
đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi
bằng số; Tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để
thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và
tên của người lập, người duyệt và những người có liên
quan đến chứng từ kế toán.
Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính
xác và đầy đủ của nội dung chứng từ kế toán được
dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Bản chứng
từ kế toán dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản
chính bằng tiếng nước ngoài. Các tài liệu kèm theo
chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài như: Các loại
hợp đồng, hồ sơ kèm theo chứng từ thanh toán, hồ sơ
dự án đầu tư, báo cáo quyết toán và các tài liệu liên
quan khác của đơn vị kế toán, không bắt buộc phải
dịch ra tiếng Việt trừ khi có yêu cầu của cơ quan nhà
nước có thẩm quyền.
Tài liệu tham khảo:
1. Quốc hội (2015), Luật Kế toán;
2. Chính phủ (2016), Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi
tiết về Luật Kế toán;
3. Bộ Tài chính (2016), Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 hướng dẫn
chế độ kế toán của DNNVV;
4. Kế toán Hà Nội (2015), Quy định về chứng từ kế toán chứng từ điện tử.
Chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn
theo mẫu quy định, chúng được dùng để ghi
chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong quá
trình hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến động
đối với các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng
như các đối tượng kế toán khác.
