67
KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN
toán trưởng (phụ trách kế toán) và đóng dấu (nếu
có) để cung cấp theo thời hạn yêu cầu của cơ quan
có thẩm quyền.
Về nơi lưu trữ tài liệu kế toán
Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại
kho của đơn vị đó. Đơn vị kế toán phải đảm bảo
có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn
trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Trường hợp đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho
lưu trữ tại đơn vị thì có thể thuê tổ chức, cơ quan
lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở
hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Tài liệu kế toán của DN có vốn đầu tư nước
ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của DN
nước ngoài hoạt động tại Việt Nam trong thời gian
hoạt động tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận
đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thành lập DN
hoặc Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, văn
phòng đại diện đã được cấp phải được lưu trữ
tại đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc thuê tổ chức
lưu trữ tại Việt Nam thực hiện lưu trữ tài liệu kế
toán. Khi kết thúc hoạt động tại việt Nam, người
đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định nơi
lưu trữ tài liệu kế toán trừ trường hợp pháp luật
có quy định khác.
Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản,
chấm dứt hoạt động hoặc các dự án kết thúc hoạt
động bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán
năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế
toán liên quan đến việc giải thể phá sản, chấm dứt,
kết thúc hoạt động được lưu trữ tại nơi do người đại
diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định
hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền
quyết định chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án.
Đối với tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm
đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị được
chia, tách: Nếu tài liệu kế toán phân chia được cho
đơn vị kế toán mới thì lưu trữ tại đơn vị mới; nếu
tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ
tại đơn vị kế toán hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm
quyền quyết định chia, tách đơn vị quyết định. Tài
liệu kế toán liên quan đến chia đơn vị kế toán thì lưu
trữ tại các đơn vị kế toán mới. Tài liệu kế toán liên
quan đến tách đơn vị kế toán thì được lưu trữ tại nơi
đơn vị bị tách, đơn vị kế toán mới.
Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn
thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến
hợp nhất, sáp nhập các đơn vị kế toán thì lưu trữ
tại đơn vị nhận sáp nhập hoặc đơn vị kế toán hợp
nhất. Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng phải
được lưu trữ theo quy định của pháp luật liên quan.
Về thời hạn lưu trữ tài liệu
Nghị định 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ cũng
quy định rõ thời hạn lưu trữ tài liệu, trong đó có
3 loại chính gồm: Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối
thiểu 5 năm, 10 năm và lưu trữ vĩnh viễn, cụ thể:
- Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm:
Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi
sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu,
phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không
lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của
đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập
báo cáo tài chính…
- Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm:
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán
và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi
tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo
cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo
cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản
tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng
trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính…
- Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn: Đối với
đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài
liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm: Báo cáo tổng
quyết toán NSNN năm đã được Quốc hội phê chuẩn,
Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được
HĐND các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán
dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng
quốc gia... Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế
toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán
có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an
ninh, quốc phòng. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là
thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế
toán bị hủy hoại tự nhiên.
Tài liệu tham khảo:
1. Chính phủ (2016), Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định một số điều của
Luật Kế toán;
2. Học viện Kế toán Việt Nam (2016), Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán mới nhất
theo Luật Kế toán;
3. Các website: mof.gov.vn, vapca.gov.vn, thuvienphapluat.vn, vaa.com.vn…
Các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:
Chứng từ kế toán; Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán
tổnghợp; Báo cáo tài chính; Báo cáoquyết toán
ngân sách; Báo cáo tổng hợp quyết toán ngân
sách và tài liệu khác có liên quan đến kế toán;
Báo cáo kế toán quản trị; Tài liệu liên quan đến
nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối
với Nhà nước...
