TÀI CHÍNH -
Tháng 3/2015
79
những quy định hiện hành của pháp luật.
Hoàn thiện chứng từ kế toán tài sản cố định
Thực tế hiện nay đặt ra yêu cầu bức thiết về
việc cần nhanh chóng chuẩn hóa chứng từ kế
toán tài sản cố định trong hoạt động của doanh
nghiệp. Về cơ bản, kế toán tài sản cố định bao
gồm những nội dung chính như: Kế toán các
nghiệp vụ tăng, giảm, trao đổi tài sản cố định;
Kế toán khấu hao, sửa chữa tài sản cố định; Kế
toán thuê tài sản cố định… Vì vậy, đối với mỗi
nội dung ở trên, kế toán cần hoàn thiện các loại
chứng từ có liên quan.
Hiện nay, chứng từ cần hoàn thiện bao gồm cả
chứng từ theo quy định của Chế độ Kế toán Việt
Nam và Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 03, 04 và
chứng từ theo quy định của chế độ quản lý hóa đơn,
chứng từ của Bộ Tài chính. Cụ thể, việc hoàn thiện
chứng từ sẽ được thực hiện như sau:
Thứ nhất,
tài sản cố định do mua sắm bao gồm cả
trường hợp trả ngay và trả chậm. Đối với loại này,
chứng từ cần thiết là:
- Biên bản giao nhận tài sản cố định (01- tài sản cố
định) nhằm xác nhận việc giao nhận tài sản cố định
sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, được cấp
trên cấp, được tặng, biếu, viện trợ, nhận góp vốn, tài
sản cố định thuê ngoài… đưa vào sử dụng tại đơn
vị hoặc tài sản của đơn vị bàn giao cho đơn vị khác
theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng góp vốn. Biên
bản giao nhận tài sản cố định là căn cứ để giao nhận
tài sản cố định và kế toán ghi sổ (thẻ) tài sản cố định,
sổ kế toán có liên quan.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định
(06- tài sản cố định) để phản ánh số khấu hao tài sản
cố định phải trích và phân bổ khấu hao đó cho các
đối tượng sử dụng tài sản cố định hàng tháng.
- Biên bản kiểm kê tài sản cố định theo kỳ (tháng,
quý, năm) (05 - tài sản cố định) nhằm xác nhận số
lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, thừa thiếu so
với sổ kế toán trên cơ sở đó tăng cường quản lý tài
sản cố định và là cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi
sổ kế toán chênh lệch.
- Báo giá cạnh tranh về tài sản cố định cần mua,
hồ sơ đấu thầu (nếu có), biên bản của hội đồng xác
định giá mua tài sản cố định của doanh nghiệp,
đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, hóa đơn tài chính,
chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi), biên bản thanh
lý hợp đồng kinh tế. Các thủ tục về phê duyệt, cấp
vốn, điều động vốn của cấp có thẩm quyền (quyết
định của cơ quan Nhà nước hoặc quyết định của cấp
trên). Bên cạnh đó, các chứng từ như: Quyết định
của giám đốc đối với việc sử dụng tài sản cố định ở
các bộ phận; Thẻ theo dõi tài sản cố định; Bảng kê
danh sách tài sản cố định. Ngoài ra, kế toán cần bổ
sung văn bản của doanh nghiệp về việc thông báo
đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định
gửi cho cơ quan thuế. Nếu doanh nghiệp sử dụng
phương pháp trích khấu hao nhanh, thì kế toán cần
phải giải trình cụ thể hơn về đặc điểm của tài sản cố
định đó, đặc điểm sản xuất kinh doanh đặc thù của
doanh nghiệp.
Trong một số trường hợp cụ thể và đặc biệt, các
cơ quan thanh, kiểm tra còn kiểm tra các thủ tục có
liên quan đến tài sản cố định. Vì vậy, kế toán còn
phải hoàn thiện các chứng từ sau: Các loại giấy tờ
chứng minh tài sản cố định thuộc quyền sở hữu
của doanh nghiệp (chẳng hạn như giấy đăng ký
xe ô tô, giấy chứng nhận quyển sử dụng đất, giấy
phép xây dựng nhà văn phòng, phân xưởng…).
Đối với tài sản cố định là ô tô dưới 9 chỗ ngồi mà
có giá trị trên 1,6 tỷ đồng phục vụ cho ngành nghề
kinh doanh du lịch, khách sạn, vận tải hành khách
thì phải có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
của doanh nghiệp để chứng minh doanh nghiệp
có đăng ký ngành nghề đó và tài sản cố định phục
vụ cho ngành nghề đó. Đối với những tài sản cố
định sử dụng sản xuất theo mùa vụ (thời gian sử
dụng dưới 9 tháng) và những tài sản cố định cần
phải sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ (trong thời gian
dưới 12 tháng), kế toán cần có chứng từ là quyết
định của giám đốc vể việc tạm dừng sản xuất theo
mùa vụ, quyết định của giám đốc về việc di dời
tài sản cố định đi sửa chữa, bảo dưỡng. Đối với
tài sản cố định như điện thoại di động, máy vi
tính xách tay giao cho cá nhân ở các bộ phận sử
dụng… cần bổ sung các chứng từ như: Quyết định
của Giám đốc về việc bàn giao tài sản cố định cho
cá nhân sử dụng và chịu trách nhiệm quản lý, biên
bản bàn giao cho các đối tượng sử dụng tài sản cố
định. Đối với tài sản cố định đem đi thế chấp, các
chứng từ cần thiết là: Các khế ước vay, văn bản thế
chấp tài sản cố định, biên bản giao giấy tờ của tài
sản cố định đó, hóa đơn giá trị gia tăng của tài sản
cố định đi thế chấp…
Số liệu ghi trong sổ kế toán chỉ có giá trị khi có
các chứng từ chứng minh. Các doanh nghiệp
cần chủ động rà soát, liệt kê lại chứng từ kế
toán tài sản cố định cũng như những văn bản
hướng dẫn nhằm hoàn thiện chứng từ kế toán
tài sản cố định phục vụ cho việc ghi sổ kế toán
và phục vụ cho các đoàn thanh kiểm tra của cơ
quan thuế.
