88
DIỄN ĐÀN KHOA HỌC
toán là chương trình được thiết lập nhằm hỗ trợ
cho công tác kế toán. Với việc thiết kế là các menu
liệt kê các danh mục các chức năng phần mềm
cho phép người làm kế toán lựa chọn để máy tính
thực hiện. Tùy theo mức độ phân quyền đến đâu
người làm kế toán được phép truy cập để sửa dữ
liệu kế toán.
- Mức tự động hóa công tác quản lý:
Ngoài xử lý
các công việc gói gọn ở bộ phận kế toán, CNTT đã
mở rộng triển khai ứng dụng trên góc độ toàn DN,
đem lại thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng
cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực
cạnh tranh của DN. Mô hình quản trị thường được
áp dụng là ERP (hệ thống hoạch định nguồn nhân
lực) với phân hệ kế toán làm trung tâm.
Lợi ích của ứng dụng
công nghệ thông tin vào kế toán
Lợi ích của việc ứng dụng CNTT vào kế toán
được xem xét trên các góc độ sau:
Lợi ích về thu nhận dữ liệu:
Kế toán trong môi
trường CNTT đa dạng về nội dung, hình thức và
thao tác nhập liệu. Về nội dung thu thập, từ dữ liệu
kế toán chủ yếu là dữ liệu tài chính nay đa dạng hơn
nội dung thu thập cả tài chính và phi tài chính.
Hình thức thu thập kế toán:
Ngoài cách thức thu
thập thông qua chứng từ, điện thoại, fax còn có thể
sử dụng hỗ trợ của thiết bị như: Máy quét mã vạch,
trao đổi dữ liệu điện tử, dữ liệu lấy từ hệ thống khác,
chứng từ điện tử. Ngoài nhập liệu kế toán qua bàn
phím, kế toán còn được hỗ trợ kỹ thuật nhập khẩu
dữ liệu một cách nhanh chóng.
Lợi ích xử lý dữ liệu:
Việc thiết kế HTTTKT theo hướng mở cho phép
tích hợp với các hệ thống khác trong toàn DN như:
Một bút toán thay đổi có thể ảnh hưởng đến hệ
thống kế toán nói riêng và toàn hệ thống nói chung,
ngược lại xử lý kế toán cũng được cập nhật khi các
phân hệ khác thay đổi như: bán hàng, mua hàng,
nhân sự, sản xuất…
Một số chức năng được thực hiện tự động. Các
bút toán được thực hiện tự động trong hệ thống như:
Ghi nhận doanh thu, ghi nhận giá vốn hay thực hiên
khấu hao hàng tháng. Với việc tự động tính toán,
đối chiếu và tự động xử lý các nghiệp vụ cho phép
tăng tốc độ xử lý dữ liệu của kế toán.
Với việc xây dựng nhiều quy trình thủ tục như:
Kiểm soát truy cập hệ thống, tổng phát sinh nợ bằng
tổng phát sinh có… nên kết quả xử lý kế toán có độ
tin cậy cao hơn.
Lợi ích cung cấp thông tin:
Với hệ HTTTKT, việc
cung cấp hỗ trợ ra quyết định đa dạng, nhanh chóng
chính xác trên các mặt: Nội dung, hình thức, thời
gian và đối tượng cung cấp và sử dụng thông tin.
Thông tin cung cấp bao gồm cả thông tin tài chính và
phi tài chính. Thông tin được cung cấp thống nhất,
đầy đủ và liên tục. Do tổ chức dữ liệu mang tính
tập trung nên cho phép cung cấp thông tin ở nhiều
mức độ khác nhau: Hệ thống thông tin kế toán cũng
thực hiện một cách linh hoạt tùy theo đối tượng và
đa dạng về hình thức, đồng thời có thể truy xuất từ
nhiều nơi khác nhau.
Đối tượng cung cấp và đối tượng sử dụng thông
tin:
Người làm kế toán chỉ được tiếp cận dữ liệu và
thông tin thuộc phân hệ mình phụ trách.
Tăng tính kiểm soát:
Kiểm soát chung bao gồm: (1) Kiểm soát truy
cập: Một người truy cập bất hợp pháp ảnh hưởng
đến toàn bộ dữ liệu trong DN; (2) Phân chia chức
năng: Tách biệt người thiết kế/lập trình và người
sử dụng, tách biệt giữa người nhập liệu và quản
lý dữ liệu, phân chia rõ nhiệm vụ của từng người,
bộ phận trong hệ thống kế toán; (3) Kiểm soát lưu
trữ như: DN quy định rõ ràng, cụ thể với cá nhân,
đồng thời tổ chức kế hoạch về thời gian sao lưu,
thiết bị, phương pháp và trách nhiệm trong quá
trình sao lưu; (4) Tuân thủ quy trình: Một chức
năng sẽ không thực hiện được nếu chức năng
trước đó không thực hiện được, xây dựng hồ sơ
quy trình rõ ràng, cụ thể, chi tiết và kèm theo trách
nhiệm có liên quan.
Kiểm soát ứng dụng gồm: (1) Kiểm soát nguồn
dữ liệu là thực hiện nhiều thủ tục kiểm soát trong
từng ứng dụng cụ thể như: Hợp lý, giới hạn, nhập
trùng, số tổng, có thực, tuần tự, mặc định, thông
báo lỗi, vùng dữ liệu, số tự động, đầy đủ, định
dạng, dấu, dung lượng. DN có thể sử dụng dữ
liệu truyền điện tử để giảm bớt những sai sót cá
nhân và đối chiếu kiểm tra giữa các bộ phận với
nhau; (2) Kiểm soát xử lý: Ràng buộc tính toàn
vẹn dữ liệu, báo cáo các yếu tố bất thường, kiểm
soát về xử lý tự động, xem xét việc thực hiện quy
trình xử lý theo quy định và tăng cường giải pháp
an ninh mạng.
Tài liệu tham khảo:
1. Thiều Thị Tâm, Nguyễn Việt Hưng, Nguyễn Quang Huy, Phan Đức Dũng
(2014), Hệ thống thông tin kế toán, NXB Thống kê, Hà Nội;
2. Bộ Tài chính (2005), Thông tư 103/2005/TT/BTC ngày 24/11/2005 Hướng
dẫn thực hiện tiêu chuẩn và điều kiện phần mềm kế toán;
3. Trần Thị Song Minh, Kế toán máy, NXB Thống kê, 2010;
4. Nguyễn Thế Hưng (2008), Excel kế toán và Access kế toán, NXB TP. Hồ Chí Minh;
5. Huỳnh Thị Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn (2013), ”Tiếp cận tổng thể và đa chiều
về hệ thống thông tin kế toán”, Tạp chí kinh tế phát triển số 192;
