62
DIỄN ĐÀN KHOA HỌC
Chuẩn hóa chứng từ liên quan đến
chi phí tài chính và chi phí khác như thế nào?
Chi phí tài chính và chi phí khác tuy chiếm tỷ
trọng nhỏ trong các doanh nghiệp nhưng lại tác
động rất lớn đến kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp cũng như các khoản thuế
mà doanh nghiệp phải nộp. Theo quy định của pháp
luật hiện hành, chuẩn hóa đầy đủ chứng từ kế toán
có liên quan đến chi phí tài chính và chi phí khác
là một trong những công việc mà kế toán tại doanh
nghiệp cần làm ngay trước khi có các đoàn thanh
kiểm tra đến kiểm tra doanh nghiệp.
Từ những lý do nêu trên, nhằm giúp cộng đồng
doanh nghiệp trong việc chuẩn hóa chứng từ liên
quan đến chi phí tài chính và chi phí khác, đồng thời
để các khoản chi phí này được tính vào chi phí được
trừ khi quyết toán chi phí tại doanh nghiệp, bài viết
đề cập đến chuẩn hóa chứng từ kế toán đối với một
số khoản mục chi phí. Trong đó, tập trung vào một
số nội dung như: Chi phí lãi vay, chi phí lãi mua tài
sản trả chậm, chi phí lãi thuê tài sản thuê tài chính,
chi phí chiết khấu thanh toán cho khách hàng, chi
phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố định và chi phí
do bị phạt vi phạm hành chính, vi phạm hợp đồng
kinh tế, cụ thể:
Thứ nhất,
đối với chi phí lãi vay ngân hàng và
các tổ chức tín dụng: Chứng từ cần thiết bao gồm
hợp đồng vay vốn (còn gọi là khế ước vay), bảng
tính lãi vay, các chứng từ khác của ngân hàng và
tổ chức tín dụng. Trong trường hợp vay ngân hàng
nước ngoài thì doanh nghiệp cần bổ sung tờ khai
nộp thuế nhà thầu nước ngoài và chứng từ chi lãi
vay như ủy nhiệm chi, lệnh chi…
Thứ hai,
đối với chi phí lãi vay cá nhân và các
tổ chức phi ngân hàng: Chứng từ bao gồm quy
chế tín dụng nội bộ, hợp đồng vay (khế ước vay),
bảng tính lãi vay, chứng từ chi lãi vay (phiếu chi,
ủy nhiệm chi). Trong trường hợp doanh nghiệp
vay của cá nhân thì cần bổ sung Bảng kê số 03A/
BK-TNCN, Bảng kê số 06/BK-TNCN theo mẫu của
Thông tư 156/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính (theo
mẫu đính kèm của Thông tư). Trong trường hợp,
doanh nghiệp vay của doanh nghiệp (tổ chức phi
ngân hàng) cần bổ sung thêm hóa đơn tài chính và
ủy nhiệm chi đối với khoản lãi vay đó.
Thứ ba,
đối với chi phí lãi vay mua tài sản trả
chậm: Chứng từ bao gồm chính sách tài chính của
công ty; hợp đồng kinh tế (quy định về hình thức
mua trả chậm, trả góp); bảng tính lãi trả chậm,
chứng từ chi lãi trả chậm (phiếu chi, ủy nhiệm chi);
Thứ tư,
đối với chi phí lãi tài sản thuê tài chính:
Chứng từ bao gồm hợp đồng thuê tài sản thuê tài
chính, bảng tính lãi thuê tài chính, hóa đơn của
công ty cho thuê tài chính và biên bản thanh lý
hợp đồng.
Thứ năm,
đối với chi phí chiết khấu thanh toán
cho người mua hàng: Chứng từ bao gồm chính sách
chiết khấu thanh toán của công ty, hợp đồng kinh
tế trong đó có nội dung quy định chiết khấu thanh
toán; bảng tính chiết khấu thanh toán, chứng từ chi
chiết khấu thanh toán như phiếu chi, ủy nhiệm chi;
phiếu thu (nếu thu tiền mặt), giấy báo có của ngân
hàng nếu khách hàng nộp bằng chuyển khoản; biên
bản xác nhận (đối trừ) công nợ; hóa đơn tài chính;
biên bản thanh lý hợp đồng.
Thứ sáu,
đối với chi phí thanh lý, nhượng bán tài
sản cố định: Chứng từ bao gồm văn bản thành lập
hội đồng (hoặc ban) thanh lý, nhượng bán tài sản cố
định; quyết định của ban giám đốc về việc thanh lý,
nhượng bán tài sản cố định; thủ tục đấu giá hoặc
thẩm định giá liên quan đến tài sản cố định; hợp
đồng kinh tế; thanh lý hợp đồng kinh tế; hóa đơn
tài chính, chứng từ thu tiền như phiếu thu hay giấy
báo có.
Thứ bảy,
đối với chi phí do bị phạt vi phạm hành
chính, vi phạm hợp đồng kinh tế: Chứng từ bao
gồm hợp đồng kinh tế; biên bản xác định thiệt hại
do vi phạm hợp đồng kinh tế; biên bản xử phạt vi
phạm hành chính; văn bản yêu cầu bồi thường của
bên bán hoặc bên mua; văn bản đồng ý bồi thường
của bên bán hoặc bên mua; chứng từ thu tiền bồi
thường (phiếu thu hoặc giấy báo có); chứng từ chi
tiền bồi thường (phiếu chi hoặc giấy báo Nợ); chứng
từ kiểm định hàng xác định bị vi phạm.
Tài liệu tham khảo:
1. GS., TS. Đặng Thị Loan - Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp;
2. TS. Trần Huy Hoàng - Tổng giám đốc Censtaf group, bài giảng khóa học
đặc biệt;
3. Thông tư 156/2013/TT-BTC, Thông tư số 64/2013/TT-BTC, Thông tư số
39/2014/TT-BTC, Thông tư số 78/2014/TT-BTC, Thông tư số 219/2013/
TT-BTC của Bộ Tài chính.
4. Công văn 2785/TCT-CS ngày 23/7/2014 của Tổng cục Thuế;
5. Một số trang điện tử chuyên ngành như:
, www.
fatax.com.vn, Censtaf.edu.vn.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, chuẩn
hóa đầy đủ chứng từ kế toán có liên quan đến
chi phí tài chính và chi phí khác là một trong
những công việc cấpbáchmà kế toán tại doanh
nghiệp cần làm ngay trước khi có các đoàn
thanh kiểm tra đến kiểm tra doanh nghiệp.
