28
TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP
hiện thông qua các nhà quản lý và bộ phận kiểm
toán nội bộ, qua đó phát hiện những yếu kém trong
hệ thống kiểm soát nội bộ để đưa ra biện pháp cải
thiện. Phạm vi và mức độ của giám sát định kỳ tuỳ
thuộc vào việc đánh giá rủi ro và tính hiệu quả của
các thủ tục giám sát thường xuyên. Còn về yếu tố
đánh giá rủi ro, ở Việt Nam chưa cập nhật với bản
chất là quá trình xác định các sai phạm tiềm tàng và
thiết kế chính sách, thủ tục kiểm soát nội bộ để ngăn
ngừa hoặc phát hiện kịp thời các sai phạm này.
Quá trình đánh giá rủi ro bao gồm xác định,
phân tích và quản lý các rủi ro ảnh hưởng trực tiếp
tới việc xác định các mục tiêu của DN, nhưng đa số
các DN ở Việt Nam lại chưa thiết kế được một bộ
phận chuyên trách để làm công việc này, chưa xây
dựng quy trình đánh giá rủi ro một cách khoa học
và đầy đủ và chưa quan tâm thiết kế các thủ tục
kiểm soát để hạn chế các rủi ro đó.
Thực tiễn triển khai tại Tổng công ty Bưu Điện
Việt Nam
Qua khảo sát và phân tích cho thấy, Tổng công ty
Bưu điện Việt Nam có những ưu điểm nổi bật trong
tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trên 2 khía cạnh
thiết kế và vận hành có hiệu lực các chính sách và
thủ tục kiểm soát.
Thứ nhất, về môi trường kiểm soát:
Tổng công ty có những nhân tố thuộc môi trường
kiểm soát tác động tích cực đến việc thiết kế và vận
hành các loại hình kiểm soát nội bộ thích hợp tại
đơn vị. Quan điểm, triết lý, phương thức điều hành
của nhà quản lý thể hiện sự dám nghĩ, dám làm,
mạnh dạn tiếp cận cái mới trong xây dựng và tổ
chức hệ thống quản lý nói chung và cách thức kiểm
tra, kiểm soát các hoạt động nói riêng. Nhờ vậy, các
chính sách và thủ tục kiểm soát luôn được quan tâm
thiết kế phù hợp với đặc điểm của đơn vị; đồng thời,
hoà nhập với xu hướng chung của ngành Bưu điện.
Cơ cấu tổ chức trong các đơn vị được xây dựng
theo mô hình thống nhất, mô hình công ty mẹ - công
ty con, kết hợp phương thức quản lý theo cơ chế
đầu tư tài chính đã giúp các DN ngày càng năng
động và tự chủ trong kinh doanh. Tại mỗi một công
ty, các bộ phận chức năng, phòng ban được phân
xếp, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật và đề bạt đối với
nhân viên. Sự phát triển của một đơn vị luôn gắn
liền với đội ngũ nhân viên, họ là chủ thể trực tiếp
thực hiện các thủ tục kiểm soát, vì vậy nhà quản
lý phải có những biện pháp đào tạo nhân viên của
mình có đủ năng lực và phẩm chất đạo đức, bố trí
họ phù hợp với công việc, với năng lực chuyên môn
để họ có thể phát huy tối đa khả năng vào công việc.
Thứ tư,
công tác kế hoạch, khi nhà quản lý thực
hiện bất kỳ một công việc nào dù là lớn hay nhỏ, thì
điều đầu tiên họ làm đó là lập kế hoạch, kế hoạch
không chỉ là định hướng cho công việc sẽ làm mà nó
còn là công cụ để kiểm soát quá trình thực hiện công
việc đó. Kế hoạch lập một cách khoa học, nghiêm
túc và sát với tình hình thực tế bao nhiêu, thì công
việc kiểm soát càng dễ dàng bấy nhiêu.
Thứ năm,
bộ máy kiểm soát, những DN có quy
mô lớn thường thành lập ra một nhóm người trong
bộ máy lãnh đạo cấp cao nhất (thành viên của hội
đồng quản trị) am hiểu về lĩnh vực kiểm soát, không
kiêm nhiệm chức vụ quản lý để: giám sát sự chấp
hành pháp luật của DN; Kiểm tra giám sát công việc
của kiểm toán viên nội bộ; Giám sát quá trình lập
báo cáo tài chính; Dung hòa những bất đồng giữa
DN với kiểm toán viên.
Hệ thống thông tin của DN:
Bao gồm, thông tin thị
trường, thông tin thống kê, thông tin nghiệp vụ kỹ
thuật, thông tin tài chính và thông tin phi tài chính…
Trong đó, thông tin tài chính kế toán có một vị trí
quan trọng trong quản lý tài sản cũng như ra quyết
định điều hành công ty. Hệ thống thông tin kế toán
bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ
sách kế toán, hệ thống tài khoản và các báo cáo kế
toán. Hệ thống thông tin kế toán có vai trò trung tâm
kết nối các hệ thống khác (để cung cấp thông tin về
tình hình mua hàng, bộ phận kế toán phải phối hợp
với bộ phận lập kế hoạch mua hàng, để cung cấp
thông tin về tình hình tiêu thụ, bộ phận kế toán phải
phối hợp với phòng kinh doanh hay bộ phận bán
hàng, để cung cấp tình hình về lương, thì bộ phận kế
toán phải phối hợp với phòng tổ chức…).
Thủ tục kiểm soát:
Là toàn bộ các chính sách, thủ
tục được thực hiện nhằm hỗ trợ nhà quản lý phát
hiện và ngăn ngừa rủi ro, để đạt được mục tiêu của
đơn vị. Vì vậy, cần phải thiết kế và áp dụng nhiều
thủ tục kiểm soát phù hợp với đặc thù của đơn vị
theo từng cấp độ và loại hình hoạt động.
Giám sát được thực hiện bởi 2 hình thức là giám
sát thường xuyên hay kiểm soát ở mức thấp (diễn ra
ngay trong quá trình hoạt động, thông qua các hoạt
động quản lý và các thủ tục kiểm soát), giám sát
định kỳ hay kiểm soát ở mức cao thường được thực
Hệ thống đo lường và đánh giá bước đầu là
cơ sở giúp cho nhà quản lý nhận biết được
kết quả thực hiện các hoạt động cũng như tác
dụng của việc vận hành các thủ tục kiểm soát
trong doanh nghiệp.
