TÀI CHÍNH -
Tháng 6/2016
29
động và quy định có tính hiệu lực hoá có tác dụng bổ
trợ cho nhau với mục đích tạo ra cơ chế vận hành hệ
thống liên tục. Nhà quản lý cũng thể hiện sự quan tâm
đến việc hạn chế tính lạc hậu của các thủ tục kiểm soát.
Đối với các hoạt động then chốt, các thủ tục kiểm soát
đã được rà soát, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với sự
thay đổi của môi trường kể cả bên trong và bên ngoài
đơn vị. Đây thực sự là ưu điểm cần duy trì, phát huy
kể cả ở hiện tại và tương lai trong thiết kế và vận hành
các thủ tục kiểm soát nội bộ.
Kiểm soát hoạt động tài chính trong các Công
ty Tem bưu chính, In tem bưu điện, Chuyển phát
nhanh bưu điện… đã thể hiện rõ việc vận dụng các
nguyên tắc cơ bản như: Nguyên tắc phân công, phân
nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn; nguyên tắc
bất kiêm nhiệm trong thiết kế các chính sách và thủ
tục kiểm soát.
Như vậy, tại Tổng công ty và các công ty trực
thuộc, hệ thống kiểm soát nội bộ đã có sự hiện diện
của 3 bộ phận cấu thành: Môi trường kiểm soát,
hệ thống thông tin, thủ tục kiểm soát. Hoạt động
thường xuyên của hệ thống này đã góp phần quan
trọng trong việc đảm bảo các mục tiêu mà DN kỳ
vọng. Tuy nhiên, nhìn nhận một cách tổng thể thì hệ
thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty chưa hoàn
chỉnh, vẫn còn tồn tại hạn chế và khiếm khuyết. Cụ
thể như nhận thức về kiểm soát của một số lãnh đạo
còn chưa đầy đủ, chưa xây dựng kiểm toán nội bộ,
các thành viên trong ban kiểm soát còn kiêm nhiệm,
trong quá trình hoạt động chưa thực sự phát huy
chức năng, nhiệm vụ của mình. Kiểm soát về tài
chính chủ yếu vẫn là tự kiểm của các nhân viên kế
toán, hoặc có kiểm toán độc lập, kiểm toán nhà nước
từ bên ngoài, nên khi xảy ra các vấn đề sai phạm, thì
việc khắc phục kịp thời là rất khó khăn.
Những vấn đề đặt ra đối với Tổng công ty
Bưu điện Việt Nam
Thứ nhất, kiểm soát chu trình cung cấp dịch vụ:
Để giảm thiểu những sai sót xảy ra trong quy
trình nhận gửi bằng thủ công, yêu cầu đặt ra là việc
nhận gửi các dịch vụ bưu chính chuyển phát phải
được thực hiện ngay trên hệ thống chương trình
phần mềm, những hành vi gạch xóa sửa chữa trên
biên lai, kê tay vào bảng kê gửi phải triệt để nghiêm
cấm nhằm ngăn ngừa việc gian lận tiền cước của
khách hàng. Đối với dịch vụ phát hành báo chí, vào
tháng cuối cùng của một quý là thời gian nhận đặt
báo cho quý tiếp theo, lượng tiền mặt thu vào nhiều
nếu không được kiểm tra kiểm soát kịp thời, thì rủi
ro về chiếm dụng tiền xảy ra là rất lớn. Khác với các
dịch vụ bưu chính chuyển phát, khi tiếp nhận nhu
công rõ ràng. Cơ cấu tổ chức rất thuận lợi cho việc
thực hiện phân cấp, phân quyền vừa đảm bảo giữ
được vai trò độc lập trong thực hiện chức năng kinh
doanh của mình, vừa thống nhất trong toàn công ty
đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
Chính sách nhân sự trong Tổng công ty giúp cho
nhà quản lý đạt được các mục tiêu quan trọng trong
sử dụng, quản lý và kiểm soát nguồn nhân lực. Các
văn bản liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, bố trí,
khen thưởng, kỷ luật... được ban hành chính thức,
đầy đủ thành hệ thống, theo đúng quy định của Bộ
luật Lao động và phù hợp với hệ thống tiêu chuẩn
trách nhiệm xã hội của quốc tế.
Về bộ máy kiểm soát, tại các công ty TNHH có
kiểm soát viên, còn tại công ty cổ phần đã có Ban
Kiểm soát bước đầu đã phát huy tác dụng trong việc
thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát các mặt hoạt
động của đơn vị nói chung và hoạt động tài chính
nói riêng. Bước đầu trong quá trình giám sát đã phát
hiện một số các bất thường trong hoạt động cũng
như trong việc tuân thủ pháp luật.
Thứ hai, hệ thống thông tin kế toán:
Tổ chức công tác kế toán tương đối phù hợp với
đặc điểm kinh doanh trong từng lĩnh vực hoạt động.
Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán được
thực hiện theo chuẩn mực và chế độ kế toán theo
Quyết định 15/2006/QĐ –BTC ngày 20/03/2006. Bên
cạnh những chứng từ bắt buộc các DN thuộc Tổng
công ty cũng thiết kế các chứng từ hướng dẫn tương
ứng với từng đặc điểm hoạt động kinh doanh, phục
vụ cho công tác thống kê nghiệp vụ và xử lý thông tin
kế toán nhanh chóng, kịp thời. Với mỗi loại chứng từ
sử dụng đều xây dựng quy trình luân chuyển chứng
từ cho nó, để đảm bảo chứng từ phải có sự soát xét,
phê chuẩn mới được ghi sổ. Hệ thống tài khoản kế
toán vận dụng phù hợp với đặc điểm của DN, đặc
biệt là thiết kế các tài khoản chi tiết đến cấp 2,3 để
phân loại và tổng hợp số liệu theo yêu cầu quản lý.
Về hệ thống sổ sách tổng hợp và chi tiết được in từ
phần mềm kế toán, đã đáp ứng được các quy định
về hệ thống sổ kế toán; đồng thời, đáp ứng được yêu
cầu quản lý chi tiết, kiểm tra, giám sát, bảo vệ tài sản
của đơn vị và là cơ sở để kiểm soát tiêu hao trong quá
trình sản xuất; là căn cứ để xác định giá thành của sản
phẩm hoàn thành.
Thứ ba, về các thủ tục kiểm soát:
Hệ thống đo lường và đánh giá bước đầu được thiết
lập, là cơ sở giúp cho nhà quản lý nhận biết được kết
quả thực hiện các hoạt động cũng như tác dụng của
việc vận hành các thủ tục kiểm soát trong DN. Việc
ban hành các thủ tục bằng văn bản một cách chính
thức, bao gồm cả quy định hướng dẫn thực hiện hoạt
