30
TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP
hiện mua hàng, kiểm tra nhận hàng cho đến khi thực
hiện thanh toán cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp của
các công ty thành viên trong tập đoàn có thể là bên
ngoài Tổng công ty, nhưng cũng có một số công ty
đầu vào là các sản phẩm của các công ty khác trong
Tổng công ty. Quá trình mua hàng cần phải tách bạch
các bộ phận: xét duyệt mua hàng, xét duyệt nhà cung
cấp, đặt hàng, bảo quản, ghi sổ. Giữa các bộ phận cần
đảm bảo: Bộ phận mua hàng phải độc lập với bộ phận
khác; Xét duyệt mua hàng phải tách biệt với chức
năng mua hàng; Chức năng xét duyệt nhà cung cấp
phải tách biệt với chức năng đặt hàng; Bộ phận đặt
hàng phải tách biệt với bộ phận nhận hàng.
Thứ tư, hoàn thiện xác định yêu cầu và đặt mua hàng:
Việc mua hàng được lập kế hoạch từ đầu năm
hoặc theo yêu cầu đột xuất phát sinh. Các nhà cung
cấp phải đạt yêu cầu về khả năng cung ứng hàng
kịp thời. Các công ty trong Tổng công ty nên ưu
tiên lựa chọn nhà cung cấp trong danh sách đã phê
duyệt hàng năm khi đặt hàng, nhà cung cấp ngoài
danh sách được phê duyệt hàng năm chỉ được chấp
nhận khi có sự đồng ý của Tổng giám đốc/Giám
đốc. Sau khi kế hoạch được phê duyệt lựa chọn nhà
cung cấp, mở hội đồng đấu thầu và hội đồng duyệt
giá. Tổng hợp tài liệu về quá trình đánh giá xét chọn
nhà cung cấp. Sau khi thực hiện đánh giá xếp hạng,
quyết định lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với tiêu
chuẩn mà DN đặt ra, thủ tục theo dõi và kiểm soát
quá trình hợp tác kinh doanh với nhà cung cấp cũng
cần được quan tâm. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp
sẽ tiến hành đàm phán nội dung cụ thể của hợp
đồng mục đích đảm bảo hàng mua được lựa chọn
với một mức giá thấp nhất, chất lượng tốt nhất và
thời gian thanh toán hợp lý, soạn thảo hợp đồng và
lưu trữ hợp đồng.
Tài liệu tham khảo:
1. Nguyễn Thị Hồng Thuý (2010), Tổ chức Kiểm toán nội bộ trong các Tập đoàn
kinh tế của Việt Nam, Luận án Tiến sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân;
2. Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, Báo cáo thường niên các năm 2010, 2011,
2012, 2013, 2014;
3. Barry Ackers (2010), Corporate Social Responsibility - An Internal Audit
Perspective, School of Accounting Sciences - University of South Africa;
4. Charles T.Hongren at al (2009), Cost Accounting A Managerial Emphasis -
Thirteenth Edition, Pearson International Edition, Prentice Hall.
cầu đặt báo, giao dịch viên phải cung cấp hóa đơn
cho khách cùng với nhu cầu báo chí sau khi đã cập
nhật vào chương trình.
Đối với chu trình cung cấp dịch vụ tài chính
bưu chính, Tổng công ty cần ban hành những thể
lệ nghiêm cấm giao dịch viên thực hiện nghiệp vụ
bằng hình thức thủ công trong mọi trường hợp,
khuyến cáo khách hàng chỉ chấp nhận biên nhận in
ra từ chương trình trên toàn hệ thống.
Đối với dịch vụ chuyển tiền, trên chương trình
phần mềm vẫn còn cho phép sửa, xóa phiếu chuyển
tiền sau khi đã phát hành và thu tiền của khách. Vì
vậy, các chức năng sửa, xóa cần được tháo gỡ ra khỏi
chương trình. Mọi điều chỉnh liên quan đến phiếu
chuyển tiền phải được lập sự vụ, phải có sự phê
duyệt của kiểm soát viên đơn vị nhận phiếu chuyển
tiền thì điều chỉnh mới được thực hiện. Đối với dịch
vụ tiết kiệm được mở tại các bưu cục không online,
hàng ngày kiểm soát viên cần kiểm điếm lại các sổ
thẻ trắng được lưu tại bưu cục để tránh trường hợp
giao dịch viên có phát hành sổ thẻ tiết kiệm nhưng
không nộp tiền về bộ phận kế toán và không cập nhật
vào hệ thống.
Thứ hai, hoàn thiện thủ tục kiểm soát thu nộp tiền:
Đối với chu trình cung cấp dịch vụ bưu chính
chuyển phát, vào cuối ngày, giao dịch viên tổng
hợp các phiếu gửi và các bảng kê đóng chuyến thư
đi đối chiếu với thống kê các bưu phẩm phát hành
trong ngày xem có khớp đúng về số lượng, số tiền.
In thống kê, đóng tập với các phiếu gửi và bảng kê
để lưu. Kiểm soát viên kiểm tra một lần nữa trên tập
lưu hàng ngày, nếu có chênh lệch, phải điều chỉnh
cho đúng rồi tiến hành chốt dữ liệu.
Đối với các dịch vụ tài chính bưu chính, mỗi
chương trình khai thác dịch vụ đều cho phép kết
xuất dữ liệu. Vì vậy, bộ phận tin học cần nghiên
cứu để dữ liệu tổng hợp cuối ngày của các dịch vụ
tài chính bưu chính được tự động kết chuyển sang
chương trình quản lý tiền mặt tại bưu cục, để tránh
việc nhập sai, nhập ít hơn so với số tiền thu được do
sai sót hoặc gian lận.
Thứ ba, hoàn thiện thủ tục kiểm soát mua hàng:
Các DN thuộc Tổng công ty cần sử dụng mô hình
quản trị để xác định số lượng hàng đặt mua, thời điểm
đặt mua, xây dựng được các chỉ tiêu kinh tế cụ thể để
phân tích tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng. Các
thủ tục đối chiếu giữa số lượng, chủng loại, giá cả và
số tiền mua hàng với từng nhà cung cấp có quan hệ
thường xuyên cụ thể được thực hiện. Nội dung kiểm
soát quá trình mua hàng hướng đến các bước công
việc liên quan từ khi: Xác định yêu cầu mua, lập kế
hoạch mua, phê duyệt nhu cầu mua, đặt hàng, thực
Khảo sát và phân tích cho thấy, Tổng công ty
Bưu điện Việt Nam có những ưu điểm nổi bật
trong tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trên 2
khía cạnh thiết kế và vận hành có hiệu lực các
chính sách và thủ tục kiểm soát.
