46
KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN
hàng tồn kho của khách hàng:
Nếu có hàng tồn kho mà
khách hàng sở hữu, nhân viên nhà kho sẽ có khả
năng kiểm đếm như thể nó thuộc sở hữu của đơn
vị, do đó có một thủ tục tại chỗ là ghi nhãn các mặt
hàng này là khách hàng gửi gia công, chế biến hoặc
đang chờ vận chuyển và phân loại chúng trong một
phần riêng của kho.
Tiến hành đánh giá hàng tồn kho lỗi thời định kỳ:
Nếu vật tư, công cụ, hàng hóa ngồi trên kệ quá
lâu sẽ mất đi giá trị, gây lãng phí và tổn thất về
lợi nhuận. Vì vậy, doanh nghiệp cần duy trì các
mặt hàng tồn kho có khả năng luân chuyển nhanh
chóng; hình thành một hội đồng xét duyệt hàng
tồn kho theo định kỳ, kiểm tra các biên bản kiểm
kê để xác định mặt hàng cần phải được bán ra
hoặc bị loại bỏ…
Chuẩn hóa hồ sơ lưu giữ cho hàng tồn kho:
Khi một
mặt hàng được chọn từ các kệ trong kho để sử dụng
hoặc chuyển cho các khu vực sản xuất hay bán cho
khách hàng, cần xây dựng một quy trình chuẩn để
ghi lại nhật ký ngay sau khi chúng rời khỏi kho,
tránh trường hợp có người loại bỏ các dấu hiệu
hàng tồn kho di chuyển.
Điều tra hồ sơ kiểm kê âm:
Nếu các hồ sơ kế toán
cho thấy có hàng tồn kho âm, thì rõ ràng đã có một
lỗ hổng giao dịch lớn. Trường hợp này nhất thiết
phải mở một cuộc điều tra chi tiết.
Cách ly nhiệm vụ:
Tách các nhiệm vụ liên quan
đến mua, đặt hàng, tiếp nhận và lưu trữ hàng tồn
kho. Những nhân viên khác nhau được chỉ định để
giám sát việc bán hàng, quản lý hàng tồn kho và các
phòng ban mua.
Kiểm toán:
Thực hiện việc kiểm toán định kỳ các
hóa đơn vật liệu, phát hiện tiêu cực trong kiểm kê
và theo dõi phế liệu sẽ bù đắp lỗi tồn kho, phân bổ
đều và hạn chế khống vật liệu trong kho.
Tài liệu tham khảo:
1. Các hành vi mang tính chu kỳ của hàng tồn kho, 2031-2044 Banos-
Caballero, S., PJ Garcia-Teruel và P. Martinez-Solano, 2013;
2. Sự hồi sinh của nghiên cứu hàng tồn kho, 291-328 Boute, R., M. Lambrecht
và O. Lambrechts, 2014;
3. Quản lý hàng tồn kho với tài chính dựa trên tài sản, 1274-1292 Campa, JM
và JM Shaver, 2012…
và khu vực giao hàng. Đặc biệt, thực hiện giám
sát việc xâm nhập vào các khu vực phân phối và
lưu trữ. Thiết lập một hệ thống kiểm soát nhằm
ngăn chặn truy cập trái phép vào lưu trữ hàng tồn
kho và các khu vực hành chính. Tiến hành đánh
giá đối với các rủi ro về môi trường như gió lớn,
lũ lụt hay động đất. Xác minh rằng tất cả các biện
pháp phòng cháy, chống ngập… thực tế đã được
thông qua.
Cùng với những giải pháp trên, doanh nghiệp cũng
cần quan tâm đến các vấn đề sau:
An ninh:
Các biện pháp bổ sung như ổ khóa và
mã bảo mật, camera quan sát, tia laser chống trộm…
sẽ giúp đảm bảo rằng, chỉ những nhân viên đáng tin
cậy, nhận được sự ủy quyền mới có thể thể tiếp cận
đến hàng tồn kho.
Kiểm kê tất cả hàng tồn kho đến:
Không chỉ tin
vào xác nhận với các nhà cung cấp mà cần kiểm
tra số lượng ghi trên biên bản giao nhận hàng.
Kiểm kê hàng tồn kho trước khi thu nhận sẽ giúp
loại trừ các lỗi từ khi nhận được hàng như: Thừa
hoặc thiếu so với số lượng đặt mua. Xác minh
rằng tất cả các hàng tồn kho đến đều không bị hư
hỏng, sai quy cách, hoặc không đủ phẩm chất…
Tất cả những khác biệt từ đơn đặt mua đến biên
bản kiểm kê phải được giải trình đầy đủ. Theo
dõi chặt chẽ các yêu cầu mua thêm hoặc trả về
nơi cung cấp.
Theo dõi:
Bước cơ bản nhất trong việc kiểm soát
hàng tồn kho là duy trì một danh mục chính xác
những gì một doanh nghiệp có và ở đâu. Hầu hết
các doanh nghiệp ngày nay dựa vào các kho dữ
liệu điện tử, thường sử dụng mã vạch và thẻ kho
để theo dõi sự biến động nhập, xuất của các mặt
hàng. Tất cả địa điểm kiểm kê phải được đánh số,
xác định từng khoản mục hàng tồn kho, và theo
dõi các mặt hàng theo vị trí. Mặt hàng tồn kho nào
được kiểm kê phải được đánh dấu “đã kiểm kê”,
niêm phong, dãn nhãn…bằng các loại mực, sơn
không tẩy xóa được. Phế liệu có thể phát sinh bất
cứ nơi nào trong một doanh nghiệp (đặc biệt là
sản xuất), và các nhân viên có thể dễ dàng bỏ qua
không ghi nhận thích hợp trong các hồ sơ kế toán.
Vì vậy, mỗi phế liệu trong kho phải được xác định
và ghi nhận riêng vào một thẻ kho, trong đó mô tả
quy cách, đơn vị đo lường, và số lượng. Như vậy,
thực hiện kiểm kê là cần thiết để đảm bảo rằng
hàng tồn kho được sắp xếp một cách khoa học,
hợp lý, hàng tồn kho có giá trị đúng, và chứng
minh rằng hàng tồn kho có sẵn để bán hoặc sản
xuất khi cần thiết.
Điều tra quyền sở hữu của khách hàng và cách ly với
Kiểmsoát nội bộ đối với hàng tồn kho là những
biện pháp và chính sách bảo hộ hữu hiệu được
các doanh nghiệp thiết lập nhằmđể giảm thiểu
hao hụt và bảo vệ tài sản của mình, tuy nhiên
để duy trì hoạt động này đang đặt ra những
thách thức không nhỏ đối với doanh nghiệp.
