30
TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP
dung sau được đảm bảo:
- DN thường xuyên cập nhật các thông tin quan
trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩmquyền.
- Hệ thống truyền thông của DN đảm bảo cho nhân
viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội
quy, chuẩn mực của tổ chức; đảm bảo thông tin được
cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền
theo quy định.
- DN đã thiết lập các kênh thông tin nóng, cho phép
nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có
khả năng gây thiệt hại cho DN.
- DN đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa
sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm
quyền.
- DNđã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng
chống thiên tai, hiểm họa hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố
mất thông tin số liệu.
Hệ thống giám sát và thẩmđịnh
Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng
kiếm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai,
điều chỉnh và cải thiện liên tục. Hệ thống này hoạt động
tốt nếu:
- DN có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai
lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai
lệch, DN đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích
hợp.
- Việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có
trình độ chuyên môn thích hợp và người này có quyền
báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban
lãnh đạo.
- Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội
bộ được phát hiện và kịp thời với cấp phụ trách cao
hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc.
- DN đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo
ngay với lãnh đạo vềmọi trường hợp gian lận, nghi ngờ
gian lận, về các vi phạmnội quy, quy định củaDNcũng
như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm
giảm uy tín DN và gây thiệt hại về kinh tế.
Tóm lại, đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát
nội bộ có thể giúp DN tìm kiếm những lỗ hổng trong
hệ thống kiểm soát, để từ đó có thể đưa ra những giải
pháp tối ưu góp phần giải quyết mọi vấn đề và đạt
được những mục tiêu đề ra.
- Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích các
nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích
định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm tàng.
- DN đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình
hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác động của rủi
ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó; hoặc DN đã có
biện pháp để toàn bộ nhân viên nhận thức rõ ràng về
tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà
đơn vị có thể chấp nhận được.
- DN đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để
mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi
triển khai công việc.
Hoạt động kiểm soát
Những hoạt động kiểm soát có thể được gộp thành
hai nhóm chính, đó là kiểm soát phòng ngừa và kiểm
soát phát hiện. Kiểm soát phòng ngừa được thể hiện ở
việc thiết lập những chính sách và thủ tục mang tính
chuẩnmực, phân công trách nhiệmhợp lý và ủy quyền,
phê duyệt. Kiểm soát phát hiện được thể hiện dưới
dạng thực hiện báo cáo đặc biệt, đối chiếu hay kiểm tra
định kỳ. Và khi tiến hành kiểm soát thì các hành động
kiểm soát phải đạt được những nội dung sau:
- Phân chia trách nhiệm thích hợp: Khi phân chia
không cho phép một cá nhân hay một bộ phận nào
được thực hiện toàn bộ quy trình nghiệp vụ mà phải
phân chia cho nhiều bộ phận tham gia.
- Phê chuẩn đúng đắn: Tất cả các nghiệp vụ hoạt
động đều phải được phê chuẩn bởi các cấp quản lý
trong phạm vi quyền hạn cho phép. Riêng đối với phê
chuẩn cụ thể thì người quản lý phải phê chuẩn cho từng
nghiệp vụ một cách cụ thể.
- Kiểm soát chứng từ: (1) - Biểu mẫu chứng từ đầy
đủ, rõ ràng; (2) - Đánh số trước liên tục; (3) - Lập kịp
thời; (4) - Lưu chuyển chuyển chứng từ khoa học; (5) -
Bảo quản và lưu chữ chứng từ.
- Kiểm soát sổ sách: (1) - Thiết kế sổ sách; (2) - Ghi
chép kịp thời, chính xác; (3) - Bảo quản và lưu chữ.
- Kiểm soát vật chất: Phải hạn chế được việc tiếp cận
tài sản bằng cách sử dụng các thiết bị bảo vệ, hạn chế
người tiếp cận và bảo vệ thông tin. Kiểm kê đúng giá
trị của tài sản, xác định được quyền đối với tài sản đó
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Khi tiến hành kiểm
tra lại việc thực hiện các loại thủ tục kiểm soát, để có thể
phát hiện các biến động bất thường, tìm ra nguyên nhân
và xử lý kịp thời.
Hệ thống thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông liên quan đến việc tạo
lập một hệ thống thông tin và truyền thông hữu hiệu
trong toàn DN, phục vụ việc thực hiện các mục tiêu
kiểm soát. Chất lượng hệ thống chỉ đạt được khi các nội
Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ là các tài
liệu hướng dẫn quy trình mà nhân sự ở mọi cấp
của tổchứcđềuphải thamgia thựchiệnmà còn là
một quá trìnhđược thiết kế chặt chẽvà làphương
tiện để doanh nghiệp đạt đượcmục đích.
