94
DIỄN ĐÀN KHOA HỌC
Thứ sáu,
đảm bảo rằng tài sản của cơ quan như
xe cộ, điện thoại di động, thiết bị, và các nguồn
lực khác được sử dụng cho các hoạt động kinh
doanh chính thức của DN. Kiểm tra báo cáo chi
phí, và các hóa đơn điện thoại định kỳ để xác định
các chi phí phù hợp và liên quan đến hoạt động
kinh doanh DN.
Bên cạnh đó, duy trì bản nhật ký xe, liệt kê các
ngày, giờ, số kilomet, mục đích của chuyến đi, và
tên của các nhân viên sử dụng xe. Định kỳ xem lại
bản ghi để xác định liệu việc sử dụng có phù hợp
và liên quan đến hoạt động kinh doanh của DN.
Thứ bảy,
bảo vệ quỹ tiền mặt và quỹ khác. Hạn
chế tiếp cận các quỹ tiền mặt giữ tiền trong két hoặc
ngăn kéo khóa; Yêu cầu biên nhận cho tất cả các
khoản giải ngân tiền mặt với ngày tháng, số tiền
nhận được, mục đích sử dụng và tên của người lao
động nhận được các quỹ niêm yết trên biên nhận.
Ngoài ra, đối chiếu quỹ tiền mặt với sổ sách kế
toán trước khi bổ sung. Đảm bảo rằng tất cả tiền
mặt và séc nhận được kịp thời. Cấp biên lai thu tiền
mặt, bằng cách sử dụng một sổ tiếp nhận số sẵn. Đối
chiếu việc thu tiền mặt hàng ngày với các tài liệu
thích hợp (báo cáo tiền mặt, quyển biên lai, bảng
biểu mail…).
Thứ tám,
biện pháp chống gian lận. Cấm thay đổi
nội dung chứng từ, trường hợp cần sửa đổi phải
tuân thủ các phương pháp quy định. Các chứng
từ hủy bỏ cần giữ lại để kiểm tra lý do hủy bỏ và
phương pháp hủy bỏ. Lưu trữ séc trắng trong ngăn
kéo hay tủ có khoá, và hạn chế truy cập. Yêu cầu chỉ
được ký kết khi tất cả các thông tin cần thiết được
nhập vào chứng từ và có các tài liệu để hỗ trợ (hoá
đơn, phê duyệt) được đính kèm. Đánh dấu hóa đơn
“Đã thanh toán”.
Thứ chín,
tránh hoặc hạn chế giao dịch với bên có
liên quan đến lợi ích với người lao động trong đơn
vị. Lãi xuất và giá cả thị trường phải được cập nhật
bằng văn bản.
Yêu cầu các giao dịch với bên liên quan được
công bố và được sự chấp thuận của hội đồng quản
trị. Yêu cầu đấu thầu cạnh tranh cho các hợp đồng
hoặc các khoản mua sắm lớn. Hạn chế giao dịch
mua bán với các bên có lợi ích liên quan đến các
thành viên hội đồng quản trị hoặc các nhân viên
trong tổ chức.
Tài liệu tham khảo:
1. Kiểm soát vốn trong doanh nghiệp nhỏ, 511-527, Bart, CK vàMC Baetz, 1998;
2. Các mối quan hệ giữa báo cáo nhiệm vụ và hoạt động công ty: Một nghiên
cứu thăm dò. J. Manage. . Stud, 823-853, Benito A, 2015;
3. Kiểm soát dòng tín dụng trong tài chính công ty nhỏ. J. Bus, 351-381.
người lao động trước khi chuyển cho bộ phận tính
lương; Yêu cầu tiền lương phải được phát đến tận
tay người lao động, không nhận hộ, ký hộ vào bảng
thanh toán lương. Trường hợp nhận hộ phải giải
trình lý do.
Thứ hai,
đối chiếu, xác nhận với các ngân hàng và
đại lý hàng kỳ; Việc gửi thư xác nhận phải được thực
hiện bởi một người độc lập, người không có trách
nhiệm kế toán; Kiểm tra trách nhiệm ký kết hoặc yêu
cầu xem xét giám sát việc xác nhận; Kiểm tra các văn
bản để đảm bảo là người ký được ủy quyền và sự
xác nhận là phù hợp; Kiểm tra các báo cáo ngân hàng
và séc để đảm bảo khợp đúng. Nếu có sự chênh lệch
yêu cầu hai bên chốt số dư; Đối chiếu các văn bản xác
nhận nợ của đại lý với sổ sách kế toán.
Thứ ba,
hạn chế sử dụng thẻ tín dụng và xác
minh các giao dịch thực hiện trên thẻ tín dụng
hoặc tài khoản để đảm bảo là khoản chi có liên
quan đến hoạt động của DN; Hạn chế số lượng
thẻ tín dụng cơ quan và người sử dụng; Thiết lập
một chính sách mã thẻ tín dụng chỉ dùng cho kinh
doanh; cấm sử dụng thẻ cho các mục đích cá nhân;
Thiết lập giới hạn tài khoản với các công ty thẻ
tín dụng hoặc nhà cung cấp; Thông báo cho nhân
viên sử dụng các loại thẻ thích hợp; Yêu cầu nhân
viên phải nộp từng hóa đơn gốc cho tất cả các
giao dịch mua; Kiểm tra báo cáo thẻ tín dụng và
các khoản thu tương ứng mỗi tháng để xác định
chi phí phù hợp và liên quan đến hoạt động kinh
doanh của DN.
Thứ tư,
thành lập hội đồng giám sát các hoạt
động DN; Giám sát hoạt động tài chính của DN
một cách thường xuyên, so sánh thực tế để thu, chi
ngân sách; Yêu cầu giải trình cho bất kỳ biến động
nào đáng kể từ tiền ngân sách; Định kỳ xem xét các
sổ ghi, chi phiếu hoặc sổ kế toán tổng hợp để xác
định các khoản đóng thuế hay tiền lương được chi
trả kịp thời; Kiểm tra các văn bản phê duyệt các thủ
tục và chính sách tài chính, các chi tiêu chính trong
các biên bản họp hội đồng quản trị; Yêu cầu kiểm
toán độc lập để trình bày và giải thích các báo cáo
tài chính hàng năm cho hội đồng quản trị và cung
cấp thư quản lý cho ban giám đốc; Đánh giá hiệu
quả hoạt động của Giám đốc điều hành hàng năm;
Thuê tư vấn bao gồm các chuyên gia hoặc kiểm toán
viên độc lập.
Thứ năm,
thiết lập các chính sách và quy chế tài
chính, quy định cụ thể bằng văn bản và được Hội
đồng quản trị phê duyệt. Bao gồm các chính sách
hoặc các thủ tục sau: Giải ngân tiền mặt; Tạm ứng;
Chi phí công tác; Bồi thường thiệt hại; Sử dụng tài
sản cơ quan.
