TÀI CHÍNH -
Tháng 9/2016
43
Thứ nhất,
đối với quá trình kiểm
soát nguyên vật liệu tồn kho làm cơ
sở cho việc mua mới nguyên vật liệu
và đảmbảo cho chi phí lưu kho ởmức
thấp nhất, hiện nay Công ty đã tiến
hành thực hiện kiểm kê. Tuy nhiên,
việc kiểm kê lại không được thực
hiện thường xuyên mà chỉ được tiến
hành khi có đơn đề nghị mua nguyên
vật liệu. Hơn nữa, việc kiểm kê chủ
yếu chỉ thực hiện đối với nguyên vật
liệu cần mua mới và chỉ được thực
hiện trên mặt số lượng. Do vậy, Công
ty nên tiến hành kiểm kê định kỳ
hàng tháng, lập Biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa
tồn cuối kỳ cả về mặt chất lượng và số lượng. Từ đó,
việc quản lý vật tư hàng hóa sẽ chặt chẽ, chất lượng
được đảm bảo ở mức hợp lý và chi phí lưu kho bãi
cũng như các chi phí đi kèm sẽ giảm thiểu đáng kể.
Bên cạnh đó, việc xác định nhu cầu thu mua nguyên
vật liệu mới cũng sẽ được thiết lập một cách phù hợp
nhất (Theo mẫu số 05-VT ban hành theo Thông tư số
200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính).
Thứ hai,
hiện nay Công ty đã hạn chế tối đa việc
lập Đơn đề nghị mua hàng không đúng thẩm quyền
và không có sự phê duyệt. Tuy nhiên, Đơn đề nghị
mua hàng chưa được tiến hành đánh số một cách
liên tiếp gây ra khó khăn trong quá trình quản lý. Để
tránh rủi ro xảy ra, Công ty nên thực hiện đánh số
đối với chứng từ này để hạn chế gian lận trong việc
thêm, bớt, xóa, bỏ chứng từ.
Thứ ba,
việc lựa chọn nhà cung ứng gần như phụ
thuộc vào thái độ chủ quan của nhân viên thu mua,
do toàn bộ thông tin về các nhà cung ứng, giá cả, thời
gian giao hàng, chiết khấu… đều do nhân viên thu
mua thực hiện. Việc xảy ra thông đồng giữa nhân viên
thu mua và nhà cung ứng là hoàn toàn có thể xảy ra
ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả chi phí của
quá trình thu mua. Do vậy, Công ty nên bổ sung khâu
kiểm soát đối với việc lựa chọn nhà cung ứng.
Tài liệu tham khảo:
1. Bộ Tài chính, Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn về Chế
độ kế toán doanh nghiệp;
2. ThS. Đậu Ngọc Châu, TS. Nguyễn Viết Lợi (2008), Giáo trình Kiểm toán Báo cáo
tài chính, NXB Tài chính;
3. Tài liệu phòng Cung ứng – Công ty Cổ phần Mía đường Lam Sơn về các loại
nguyên vật liệu của công ty năm 2015;
4. Tài liệu về quy trình mua nguyên vật liệu – nhập kho tại Công ty Cổ phần Mía
đường Lam Sơn năm 2015;
5. Báo cáo tình hình sản xuất mía đường giai đoạn 2011 – 2015, giải pháp phát
triển mía đuờng giai đoạn 2016 – 2020.
nhiệm các bộ phận. Đối với các loại nguyên liệu đầu
vào khác, quy trình kiểm tra chất lượng cũng được
xây dựng tương tự. Nếu là nguồn nguyên liệu mới
hoặc nguồn cung ứng nguyên liệu mới, mẫu nguyên
liệu sẽ được gửi trước về phòng kỹ thuật, đồng thời
trao đổi kiểm tra thông tin về nguồn gốc, xuất xứ, giá
cả, hình thức vận chuyển và các thông tin liên quan
khác trước khi kí kết hợp đồng. Quy trình này được
xây dựng nhằm đáp ứng yêu cầu về việc đảm bảo
chất lượng, tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật đối với
nguồn nguyên liệu nhập kho.
Kiểm tra quá trình ghi sổ nghiệp vụ mua – nhập kho
nguyên vật liệu:
Cán bộ được phân công thực hiện
việc mua hàng sẽ phải chuyển toàn bộ hồ sơ chứng
từ mua hàng cho bộ phận kế toán tiến hành ghi sổ.
Hồ sơ bao gồm: Hợp đồng mua hàng, hóa đơn mua
hàng, biên bản kiểm tra chất lượng, phiếu nhập kho.
Để đảm bảo yêu cầu kiểm soát, kế toán kho không
tham gia vào quá trình thực hiện nghiệp vụ mua
hàng. Tại kho, nhân viên thủ kho cũng tiến hành ghi
chép nguyên vật liệu tăng giảm trong kho theo phiếu
nhập kho đã được lập. Mỗi một loại nguyên vật liệu
được quản lý riêng và được ghi chép cả về mặt số
lượng và giá trị.
Kiến nghị giải pháp hoàn thiện
Hiện nay, phần lớn các khâu trong quy trình mua
– nhập kho nguyên vật liệu tại CTCP Mía đường
Lam Sơn đều được quy định cụ thể bằng văn bản và
đều được thiết lập các thủ tục, quy chế kiểm soát cần
thiết. Việc áp dụng và thực hiện quy trình này cũng
được diễn ra nghiêm túc, do vậy quy trình mua –
nhập kho nguyên vật liệu đã phần nào đáp ứng được
yêu cầu cho quá trình sản xuất. Tuy nhiên, rủi ro vẫn
luôn tồn tại trong mỗi khâu của cả quy trình, do vậy
để hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trình mua – nhập
kho nguyên vật liệu tại DN ngành Mía đường nói
chung và CTCP Mía đường Lam Sơn nói riêng, cần
chú trọng một số giải pháp sau:
BẢNG 1: HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA VÙNG SẢN XUẤT MÍA 2014 – 2015
Vùng
Chỉ tiêu
ĐVT
Đất trồng mía
Đất đồi
Đất ruộng
Lam Sơn
Năng suất mía bình quân
Tấn /ha
57.2
70.0
Tổng chi phí sản xuất bình
quân/vụ (1 vụ tơ, 2 vụ gốc)
Triệu đồng/ha 40.04
42.7
Triệu đồng/tấn 0.70
0.61
Giá bán mía
Triệu đồng/tấn 0.9
0.9
Thu nhập từ bán mía
Triệu đồng/ha 51.48
63.0
Lợi nhuận (bao gồm
cả công lao động)
Triệu đồng/ha 11.44
20.3
Triệu đồng/tấn 0.20
0.29
(Nguồn: Báo cáo tình hình sản xuất mía đường giai đoạn 2011 – 2015, giải pháp phát triển mía đuờng giai đoạn 2016 – 2020)
