68
DIỄN ĐÀN KHOA HỌC
lượng là đưa ra những hướng dẫn và hỗ trợ cho
bộ phận kế toán.
Hệ thống chi phí chất lượng là một hệ thống
nhỏ được tích hợp trong hệ thống kế toán chi phí
chung của DN. Các thuật ngữ, biểu mẫu, định
dạng… cần được nhất quán, giữa hệ thống chi phí
chất lượng và hệ thống chung nhằm đẩy nhanh
quá trình phổ biến nội dung và giảm thiểu những
nhầm lẫn. Hệ thống chi phí chất lượng lý tưởng
sẽ tổng hợp các chi phí chất lượng một cách đơn
giản và làm cho nó trở nên hiện hữu, minh bạch
đối với bộ phận quản lý và thúc đẩy các nỗ lực để
giảm thiểu nó.
Việc đo lường chi phí chất lượng không cần
quá chính xác. Mục đích của việc đo lường chi
phí chất lượng là cung cấp những hướng dẫn tổng
quát cho quá trình ra quyết định và hành động
của các nhà quản lý. Bản chất của chi phí chất
lượng không cho phép việc tính toán quá chính
xác. Trong một số trường hợp, có thể dự toán sơ
bộ những chi phí như: giảm thiện chí khách hàng
hoặc uy tín thương hiệu của công ty theo từng
giai đoạn. Kết quả dự toán này có thể đạt được
nhờ kiểm toán đặc biệt, lấy mẫu thống kê hoặc
nghiên cứu thị trường. Các hoạt động này có thể
được thực hiện bởi các nhóm bao gồm nhân viên
đến từ bộ phận marketing, kế toán và chất lượng.
Do những chi phí này thường rất lớn nên chỉ có
thể dự toán. Tuy nhiên, cần thực hiện việc này đều
đặn hàng tháng. Các đánh giá hàng năm cũng cần
thực hiện để phân tích xu hướng biến động của
những tiêu chí này.
Quản lý chi phí chất lượng
Quản lý chi phí chất lượng giúp công ty thiết
lập thứ tự ưu tiên cho các hành động khắc phục.
Nếu không có những thông tin từ chi phí chất
lượng, các DN có thể phân bổ không hợp lý các
chi phí chất lượng kiểu mới như trong Hình 3 cho
thấy khả năng đạt được mức chất lượng có tỷ lệ
lỗi bằng 0.
Các chi phí chất lượng có thể giảm được bằng
việc xác định các nguyên nhân gốc rễ của các vấn
đề chất lượng và thực hiện những hành động khắc
phục nhằm loại bỏ các nguyên nhân này. Cải tiến
liên tục, thiết kế lại dây chuyền công nghệ và một
số cách tiếp cận khác thường xuyên được sử dụng.
Chiến lược giảm chi phí chất lượng: Nên giảm
loại chi phí nào?
Chi phí chất lượng tăng khi việc phát hiện lỗi
chỉ được thực hiện ở những giai đoạn sau của quá
trình sản xuất và trong khâu phân phối. Chi phí
thấp nhất sẽ đạt được khi sự không phù hợp tiêu
chuẩn kỹ thuật được phòng ngừa ngay từ đầu.
Khi sự không phù hợp xảy ra, việc phát hiện
chúng càng sớm thì chi phí sẽ càng thấp. Nếu phát
hiện muộn, chi phí sẽ phải bỏ ra nhiều hơn do các
nhiệm vụ xử lý, khắc phục đòi hỏi nhiều nguồn
lực hơn. Chi phí chất lượng đắt nhất là từ những
sự không phù hợp chỉ được phát hiện bởi khách
hàng. Bên cạnh việc đổi hàng hoặc chi phí sửa
chữa, công ty có thể mất đi thiện chí và uy tín từ
khách hàng. Trong trường hợp xấu nhất, các ràng
buộc pháp lý có thể nảy sinh và dẫn đến chi phí
và thiệt hại uy tín cũng lớn hơn.
Một ưu điểm khác của việc phát hiện lỗi sớm
là cung cấp thông tin phản hồi có ý nghĩa hơn cho
việc xác định nguyên nhân gốc rễ. Độ trễ thời gian
giữa sản xuất và phát hiện lỗi sẽ làm cho việc truy
tìm công đoạn sản xuất gây ra lỗi trở nên rất khó
khăn.
Phòng kế toán chịu trách nhiệm chính đối với
các vấn đề kế toán, bao gồm cả hệ thống chi phí
chất lượng. Vai trò của bộ phận chất lượng trong
việc phát triển và duy trì hệ thống chi phí chất
HÌNH 3: MÔ HÌNH CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG MỚI
Nguồn: Juran, J.M., 1988
Theo Juran (1988), các chi phí liên quan đến
chất lượng rất lớn, có thể vượt quá 20%
doanh thu của các công ty sản xuất và 35%
doanh thu của các công ty cung cấp dịch vụ.
Trong khi đó, 95% chi phí này sử dụng cho
việc thẩm định và lỗi. Các chi phí này không
tạo ra giá trị gia tăng vào giá trị của sản phẩm
và dịch vụ và tránh được một phần đáng kể
các chi phí không cần thiết làm cho chi phí
của hàng hóa và dịch vụ tăng hơn.
